Digitalisierung : Prüfworkflows 4.0: Wiederkehrende Prüfungen digital und mobil abwickeln

Mit der Digitalisierung werden diese Arbeitsprozesse neu definiert. Mobile Endgeräte, Softwarelösungen und digitale Assistenzsysteme unterstützen die Arbeitenden in Betrieben bei der Durchführung und Dokumentation von Prüfarbeiten. In diesem Artikel zeigen wir, welche Möglichkeiten eine digitale Lösung bietet und geben Einblicke aus der Praxis, wie ein führendes Chemieunternehmen seine Prüfprozesse langfristig effizienter gestalten konnte.

In jedem Industriebetrieb gibt es zahlreiche Prüfungen, die immer wieder durchgeführt werden müssen. Ob bei Qualitätsprüfungen, Wareneingangskontrollen, Maschinenwartungen oder bei Audits: Standardisierte Prüfungen finden vielerorts Anwendung, wie zB. in Gebäuden, bei Anlagen, Produkten und Fertigungsprozessen. Sie sind wichtig für das Sicherstellen eines laufenden Betriebs sowie für das Sicherheits- und Qualitätsversprechen.

Manche Prüfungen sind laufend, manche finden intervallartig statt und andere wiederum werden durch gewisse Vorkommnisse ausgelöst. Diese Vielfalt macht es Unternehmen oft schwer, den Überblick zu behalten.

Neben laufende Prüfungen wie fertigungsbegleitenden Prüfungen oder Wareneingangsprüfungen und den terminierten bzw. intervall-artigen Prüfungen wie Brandschutzüberprüfungen, 5S-Audits oder S-O-S Rundgängen gibt es auch noch Prüfungen, die durch bestimmte Aktionen ausgelöst werden. Wird ein Mangel während einer Überprüfung festgestellt, löst dieser einen Folgeprozess aus, wie zB. der Prozess zum Beheben des Mangels an sich oder eine zusätzliche Prüfung der betroffenen Komponente.

Ein anderes Beispiel für eine Prüf-Prozesskette bzw. einen Prüfworkflow ist oft in fertigungsbegleitenden Arbeitsabläufen zu finden. Nachdem in der Vormontage die abschließende Prüfung gemacht wurde, kann die Bandlaufprüfung mit ihren Kontrollen starten.

Die Vielfalt an Prüfungsarten und ebenso die komplexen Prüfworkflows sorgen für hohen Administrationsaufwand. Immer wieder muss nachgesehen werden, ob Prüfungen anstehen. Im Nachgang ist es dann schwer nachvollziehbar, ob Prüfungen zeitgerecht und vollständig durchgeführt wurden.

Auch wenn die Art, Inhalte und Häufigkeit der Kontrollen bzw. Prüfungen sich in gewisser Hinsicht unterscheiden, gibt es doch viele ähnliche Charakteristiken, welche all diese Prüfungen auszeichnen.

Wir wissen: Strukturierte Prüfungen sind in Industriebetrieben unerlässlich. Doch was macht eine „strukturierte Prüfung“ eigentlich genau aus? In der Regel sind Arbeitsanweisungen und Checklisten die Grundlage, auf welcher Mitarbeitende durch die Prüfungsprozesse geführt werden.

Strukturierte Arbeitsanweisungen und Checklisten stellen sicher, dass alle notwendigen Schritte abgearbeitet und dokumentiert werden. Doch meist passiert dies noch auf Papier.

Papier-Checklisten und papierbasierte Prüfprozesse sind jedoch nicht mehr zeitgemäß und bringen viel Mehraufwand und Nachteile mit sich. Daher braucht es ein Upgrade: Prüfungen 4.0.

Egal ob Betriebsleiter:innen, HSE-Manager:innen oder Qualitätsmanager:innen. Jede:r steht vor ähnlichen Herausforderungen:

• Medienbrüche: Fotos o.ä. sind nicht sofort in den Prüfbericht eingebunden oder müssen aufwendig übertragen werden.
• Administrativer Aufwand: Langer Such- und Archivierungsaufwand sowie hoher Aufwand bei Auswertungen.
• Hohe Fehleranfälligkeit: Prozesse sind anfällig für menschliche Fehler.
• Prozesskonformität und Rückverfolgbarkeit: Schwieriger nachvollziehbar, ob Prüfungen zeitgerecht und vollständig durchgeführt wurden.
• Hoher Zeitaufwand: Hoher Vor- und Nachbereitungsaufwand bei Prüfarbeiten sowie lange Einschulungsdauer für neue Arbeiter:innen.

Im Gegensatz dazu kann mit der Digitalisierung eine intelligente Vernetzung von Menschen, Maschinen und Abläufen erreicht werden: Prozesse werden effizienter, mobiler und weniger fehleranfällig. Und der Datenaustausch in Echtzeit sorgt für eine bessere Kommunikation zwischen allen Beteiligten.

Der Einsatz einer mobilen Checklisten App bringt einen erheblichen Mehrwert. Mitarbeiter:innen können an Ort und Stelle Prozesse dokumentieren, Checks ausführen und Informationen abrufen. Bereichsleiter und die Managementebene haben alle erfassten Daten kontextbezogen abrufbereit und können Auslöser von Mängeln schnell erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten. Zudem reihen sich weitere Vorteile:

Die geeignete Antwort des österreichischen Softwareunternehmens Testify auf die künftigen Anforderungen an Prüfprozesse in Industriebetrieben ist eine mobile Checklisten Software.

Betriebe haben die Chance, Arbeitsanweisungen und Prüf- und Kontrollprozesse zu digitalisieren und dies ganz ohne zu Programmieren. Denn mit dem modularen No-Code Software-Baukasten können alle Arten von Prüfprozessen digital gesteuert, dokumentiert und analysiert werden.

Evonik ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich der Spezialchemie. Mit der Einführung der Software Testify konnte Evonik die Digitalisierung im Betrieb vorantreiben.

Betriebsrundgänge, Anlagenrundgänge, Sicherheitsbegehungen und S-O-S-Rundgänge (Sicherheit-Ordnung-Sauberkeit) werden nun in unterschiedlichsten Bereichen wie Labor, Produktion, Technika, Logistik und Arbeitssicherheit mobil und digital angewiesen sowie dokumentiert.

Bei den Prüfrundgängen werden Mitarbeiter:innen Schritt-für-Schritt durch alle Checks geführt und können zugleich Abweichungen direkt am Tablet oder Smartphone via intuitiver WebApp erfassen und dem zuständigen Mitarbeiter zuweisen. So können Abweichungen schnellstmöglich behoben werden.

„Durch den Einsatz von Testify hat sich die allgemeine Arbeitsweise bei uns geändert, wir arbeiten schneller und effizienter, da wir eine bessere Übersicht haben und alle Daten medienbruchfrei an einer anderen Stelle wiederverwendet werden können!“, sagt Dr. Andreas Lindner, Solution Manager bei Evonik

Mittlerweile haben sich die digitalen Anlagenrundgänge in der Prozessindustrie etabliert: Innerhalb eines Jahres hat Evonik die digitale Lösung Testify auf mehr als 20 Standorte weltweit ausgerollt. Mehr Infos zum Einsatz der Checklisten Software Testify bei Evonik finden Sie in der Success Story auf testify.io und im PTC Dach Talk über digitale Anlagenrundgänge.