Schichtplanung : Die Vorteile digitaler Schichtplanung für Unternehmen

Ach, der erste Arbeitstag. Man kommt ganz frisch von der Schule, über die Jobausschreibung in der Logistikbranche und das damit verbundene Vorstellungsgespräch in den Betrieb – und hört als Erstes Begrifflichkeiten, die man nicht zuordnen kann.
„Die Eins“, beispielsweise. Das ist Journalistensprache für die erste Seite einer Zeitung. Dann schaut ein Mitarbeiter einen an und stellt die Frage: „Wann kannste?“ Natürlich blinzelt man verblüfft, fragt zurück „Wie, wann kann ich?“ und dann erfährt man, dass gerade über dem Schichtplan gegrübelt wird.

Morgan Mensch bekommt in Woche 1 die Frühschicht, wechselt dann in die Spät- und in Woche 3 in die Nachtschicht. Alexander Klar nimmt die ungeliebte Wochenendschicht, kann sich dafür aber in der nächsten Woche auf ein ausgedehntes Vier-Tage-Wochenende freuen. Das alles wird nun digital erfasst, anstatt auf dem papierenen Cousin oder dem kleinen Bruder, der selbst gebastelten Excel-Tabelle. Hier finden Interessierte die Thematik sogar durch ein kleines Tutorial-Video erklärt.

Ein digitaler Schichtplan kann wie eine Excel-Tabelle aussehen, muss er aber nicht. Aber die Optik ist hier eher sekundär. Je nachdem, was bei dem Programm so „on board“ ist, besteht die Möglichkeit, automatisiert zu erfassen, welcher Mitarbeiter verfügbar ist, welcher nicht und anhand dieser Informationen einen Schichtplan zu erfassen. Morgan Mensch ist heute ausgefallen? Kein Problem. Informieren wir Ludwig Ärche, dass er zur Arbeit kommen soll. Dies geht mit Push-Benachrichtigungen auf das Kommunikationsgerät der Wahl.

Einen weiteren Vorteil bietet ein Zeiterfassungsmodul. So können auf der einen Seite Informationen an die Lohnabrechnung gesendet werden, zum anderen wird auch die Personaleinsatzplanung unterstützt.

Entsprechend können wir festhalten, dass die Schichtplanung, so sie digital erfolgt, in der Lage ist, schnell, effizient und ressourcenschonend auf die kleinen Katastrophen des Alltages zu reagieren. Dezidiert bedeutet dies:

Weniger Arbeit

Die Dienstplanpflege geht leichter von der Hand, da es entfällt, erst einmal zu fragen, wer da ist, wer einen Krankenschein für heute, morgen oder die ganze Woche hat oder wer sich in den wohlverdienten Urlaub verabschiedet hat. Des Weiteren können so Dienstpläne auf die folgenden Monate übertragen werden. Außerdem werden Überschneidungen berücksichtigt. Das Programm informiert die Mitarbeiter in der Personalabteilung entsprechend.

Überall einsehbar

Wir reden hier ja von einem Programm, das auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden kann. Entsprechend können die Mitarbeiter einerseits informiert werden – und zwar immer von überall her. So können sie auch sofort erkennen, wann der Plan geändert wurde.

Schnelle und effiziente Belegung

Nicht nur können die Mitarbeiter live miterleben, wie der Plan erstellt und geändert wird, sie können aktiv daran teilhaben. So ist es möglich, Urlaubstage direkt im Programm zu beantragen, mitzuteilen, wann man zur Verfügung steht und Schichten zu tauschen.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Da es sich bei einem Dienstplan um eine große Ansammlung von personenbezogenen Daten handelt, ist hier der Datenschutz sehr streng. Bei entsprechenden, digitalen Tools wird den Mitarbeitern kein Einblick in die Daten Dritter gewährt.

Höhere Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterzufriedenheit

Da der Dienstplanung ein enormes Konfliktpotential innewohnt – immerhin können nicht alle Mitarbeiterwünsche berücksichtigt werden und irgendwann hat auch Morgan Mensch mal die Friedhofsschicht – besteht die Lösung darin, die Angestellten dennoch mit einzubeziehen und dies so transparent wie möglich vorzunehmen. Klar – ganz transparent geht es nicht, aufgrund des Datenschutzes. Dennoch: die Motivation verbessert sich, wenn man zumindest einigermaßen mit einbezogen wird.

Vermeidung von Planungsfehlern

Wie oft ist es zumindest bei papiergeführten Dienstplänen passiert, dass man sich in der Zeile vertan hat und es zu Überschneidungen kam? Und wie oft saß man bei der Personalplanung noch bis spät in die Nacht am Rechner, weil die Daten übertragen und – bei Fehlern – korrigiert werden mussten? Dies fällt in diesem Fall dann doch aus, weil das System diese Fehler automatisch bemerkt und korrigiert, beziehungsweise zur Meldung bringt. Und Planungsfehler wie bei Stuttgart 21 kann nun wirklich kein Unternehmen gebrauchen.

Klar – so ein Dienstplan ist keine vergnügliche Angelegenheit. Aber er ist ein notwendiges Übel und wenn man sich diese Arbeit erleichtern kann, spricht nichts dagegen, es zu tun.