Asfinag : Archivverwaltung mit Technologie von Barcotec

Die in der ASFINAG Servicegesellschaft positionierte Gruppe der Technischen Bestandsdatenverwaltung (TBV) rund um Projektleiter Thomas Steinbrucker, verwaltet rund 20 Archivstandorte in ganz Österreich und bietet innerhalb der ASFINAG eine Anlauf- & Servicestelle rund um die Abwicklung des Bestandsdatenmanagements. Dabei werden alle wichtigen Unterlagen rund um Bau und Betrieb des ASFINAG Netzes unter anderem auch in Papierform archiviert und verwaltet, um neben der laufenden Dokumentation auch für künftige Bauvorhaben und Sanierungen jederzeit alle Informationen ausheben zu können.

Die vorliegenden Dokumente werden dabei grob in zwei Bereiche kategorisiert: Einerseits jene Unterlagen, welche für die Betriebsführung im laufenden Betrieb von Interesse sind und dementsprechend eine hohe Entleihfrequenz aufweisen. Der zweite Bereich umfasst alle Unterlagen, welche von Gesetzes wegen aufgehoben werden müssen oder deren Entleihfrequenz entsprechend niedriger ist.

Eine vollständige Digitalisierung aller Bestandsdaten wurde bereits geprüft, jedoch ist dies aufgrund der Fülle sowie der immer nur in Teilen benötigten Unterlagen nicht sinnvoll und kostensparend zu realisieren. Digitalisierungen erfolgen immer wieder in kleinen Schritten für die tatsächlich aktuell benötigten Unterlagen.

Um jedoch bei diesem, ca. 300.000 Dokumente umfassenden, Datenbestand dennoch nicht den Überblick zu verlieren und die Entleihen und Rückgaben entsprechend rasch und elektronisch verarbeiten zu können, wurde nach einer zuverlässigen Lösung gesucht, die bestehende Archivierungssoftware mit mobilen Datenerfassungsgeräten optimal zu erweitern.

Nach einer Ausschreibung wurde die TBV mit der Lösung von BARCOTEC fündig: Alle Dokumente (Ordner, Planmappen, Planrollen etc.) werden mit High-Frequency RF-ID Tags versehen, um diese bei Entleihe und Rückgabe mit dem modularen Terminal WorkaboutPro, zu erfassen. Dabei wird bei einer Entleihanfrage ein Ticket eröffnet, die Mitarbeiter der beiden TBV Bestandsdatenzentralen recherchieren im erfassten Pool der Bestandsdaten die gewünschten Unterlagen und versenden einen Entleihschein an die anfragende Person. Je nach Projekt und Einsatz der Unterlagen kann die Dauer der Entlehnung stark variieren. Umso wichtiger ist eine gezielte und geordnete Rückverfolgung der entliehenen Daten. Mittels dieses Entleihscheins können die entsprechenden Unterlagen dann am jeweiligen Archivstandort beim zuständigen Archivbetreuer entliehen werden. Die Archivbetreuer sind mit den mobilen Handheldgeräten von BARCOTEC ausgestattet und können so sowohl die entsprechenden Ticketinformationen vor Ort einsehen als auch die Entleihe systemunterstützt durchführen.

17 mobile RF-ID-Geräte WorkaboutPro, tragbare Mobilcomputer mit integriertem High-Frequency RF-ID Modul, punkten durch Leistungsstärke und ein hintergrundbeleuchtetes Touchscreen-Display mit außerordentlich guter Lesbarkeit. Die Terminals sind handlich, flexibel und einfach zu bedienen.

Über die beiden Bestandsdatenzentralen der ASFINAG haben somit rund 2.670 Mitarbeiter der ASFINAG und zusätzlich auch externe Personen die in etwaige Bauprojekte eingebunden sind, Zugriff auf entsprechende Archivinhalte und Informationen. Mit der Lösung von BARCOTEC kann jede Entlehnung eines Dokuments einfach, rasch und durch die Bestandsdatenzentralen jederzeit nachvollziehbar umgesetzt werden.

Thomas Steinbrucker, Projektleiter bei ASFINAG bringt es auf den Punkt: „In der heutigen Zeit werden im Zuge von Sanierung und Instandhaltung verstärkt auch alte Bestandsunterlagen benötigt. Ein gutes und funktionierendes Wissensmanagement steht für uns daher an oberster Stelle und wir verstehen es als wichtiges Instrument unseres Services für Mitarbeiter und Kunden. BARCOTEC unterstützt uns mit deren innovativen RF-ID System damit, diesem Anspruch gerecht zu werden. Die gemeinsame Lösung ist durchgängig, zuverlässig und fehlerfrei.“