Informationstechnologie

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Vom automatisierten Rechnungslauf bis zur digitalen Produktion: IT-Leiter können aus dem Vollen schöpfen. Aber tun sie es auch?

Für die einen ist es der aktuelle IT-Hype, für andere schon seit mehreren Jahren gelebte Praxis. Industrie 4.0 löst mit IT-Technologie Probleme in der Produktion. Die digitalisierte Produktion eröffnet zum Beispiel neue Wege in der Wartung oder trägt dazu bei, den Ausschuss zu reduzieren. Auch die Bundesregierung hat die Bedeutung des neuen Ansatzes erkannt und unterstützt Betriebe, die IT und Produktion miteinander vernetzen wollen – unter anderem mit Mitteln aus dem FFG. Der erste Einstieg in die Digitalisierung der Produktion muss laut Peter Wöhrer, Kapsch BusinessCom, kein riesiges Projekt sein: "Mit einem Proof of Concept erzielen wir mit kleinen Schritten rasch sichtbare Ergebnisse und führen dem Kunden die Vorteile der neuen Ansätze vor."

Emotionale Hürden

Das typische Digitalisierungsprojekt dauert drei bis sechs Monate. Der erste Ansprechpartner ist meist die Geschäftsleitung oder der Produktionsleiter, nicht die IT-Abteilung. "Zum Beispiel können wir einige Maschinen oder Fahrzeuge vernetzen und nach ein paar Monaten sieht der Kunde den Return on Investment." Wenn das Resultat überzeugt, wird die Lösung flächendeckend ausgerollt. Nicht selten trifft Wöhrer aber auf Skepsis; für Produktionsverantwortliche ist es schlicht Chuzpe, wenn ein Außenstehender mit einer Lösung etwa um den Ausschuss zu senken daherkommt. "Mit dem Problem schlägt sich der Produktionsleiter oft schon zwanzig Jahre herum. Der denkt sich nur: Was erzählt der mir, der kennt ja nicht einmal meine Prozesse." Für Wöhrer ist das nur eine allzu verständliche emotionale Hürde: "Die überwindet man am besten mit einem kleinen, überschaubaren Projekt, Worte überzeugen weniger."

Punkte sammeln

Wer noch außen hin Professionalität zeigt, kann beim Kunden Extrapunkte sammeln. Beratung und Service erfolgen häufig über das Telefon und hier fällt es gerade mittleren und kleineren Unternehmen schwer, die heute notwendige Professionalität an den Tag zu legen. Da wird man oft quer durch die ganze Firma verbunden, bis man endlich beim richtigen Ansprechpartner landet, nur um zu erfahren, dass dieser Mitarbeiter gerade außer Haus ist. 

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Unternehmen müssen oft sehr viele ihrer Mitarbeiter in die telefonische Kundenbetreuung einbinden. Techniker, Logistiker, Vertriebsmitarbeiter, sie alle verfügen über Informationen, die für Kunden relevant sein können. Fragen zu einer Rechnung kann natürlich die Buchhaltung am besten beantworten. "Im Grunde kann man jedes Unternehmen als eine große Serviceorganisation betrachten", sagt atms-Geschäftsführer Markus Buchner. „Was dann aber oft fehlt, ist die entsprechende professionelle Infrastruktur.“ Die ist, schafft man Hard- und Software an und betreibt sie auch selbst, übrigens recht teuer. Das atms-Servicecenter aus der Cloud simuliert ein vollwertiges Service- oder Call-Center, abgerechnet wird aber nach Nutzung. Die Mitarbeiter sind nach Fähigkeiten und Kenntnissen im System registriert, auf Wunsch auch persönlich bestimmten Kunden zugeordnet. Der Anrufer wird begrüßt, durch ein Auswahlmenü wird er zum richtigen Ansprechpartner weitergeleitet. Und dieser ist durch die Einbindung der Firmenhandys auch sicher erreichbar, selbst wenn er unterwegs sein sollte.

Irrläufer vermeiden

Mitunter lange unterwegs können Rechnungen sein. Dann verfällt das Skonto, weil der zuständige Mitarbeiter gerade auf Urlaub ist. Der automatisierte Rechnungslauf kann einem Unternehmen eine Menge an Zeit und Geld sparen. "Mittelständler müssen eine große Menge an Rechnungen bewältigen; das kann mitunter unübersichtlich werden", sagt Johannes Bischof, Geschäftsführer Konica Minolta Business Solutions Austria. Ein geschlossenes System ist für den Rechnungslauf von Vorteil. Erfolgt die Rechnungsfreigabe etwa per Mail, kann die entsprechende Nachricht irrtümlich gelöscht werden. Alternativ könnte die Freigabe ausgedruckt und zum Akt geheftet werden. "Das ist wiederum ineffizient. Liegt das Dokument einmal elektronisch vor, dann muss es auch elektronisch verarbeitet werden." 

Eine in einen elektronischen Workflow eingespeiste Rechnung wird vom System erkannt und gleich dem richtigen Sachbearbeiter zugeordnet. Das schafft Sicherheit. "Dabei ist die Einführung ein sehr schlankes Projekt. In einem KMU lässt es sich mit einigen wenigen Tausend Euro realisieren. Die Umsetzung dauert wenige Tage." Kostspieliger und aufwendiger wird es natürlich, wenn eine Integration in das ERP-System angestrebt wird.

Sicher wachsen

Desktop-Virtualisierung ist heute nicht mehr nur ein Thema für Großunternehmen. Auch immer mehr Mittelständler interessieren sich für die Möglichkeit, vollwertige Stand-PCs durch sogenannte Thin Clients zu ersetzen. Der Grund ist einfach: Neben Kosteneinsparungen bei der Hardware-Beschaffung werden auch die laufenden Kosten durch den reduzierten Supportaufwand gesenkt. Gleichzeitig wird die Flexibilität und Mobilität der IT sowie die Datensicherheit im Unternehmen deutlich erhöht.

Im Vorfeld gilt es aber einige Hürden zu meistern: Die Implementierung der Infrastruktur ist komplex und der Betrieb erfordert andere Qualifikationen als im traditionellen Client Management. Mit Desktop as a Service von Raiffeisen Informatik können alle Vorteile der Desktop-Virtualisierung ohne Implementierungskosten und ohne zusätzlichen Aufbau von Know-how im Unternehmen genutzt werden – und das sofort. "Unsere Erfahrung zeigt, dass eine Mischung aus virtuellen und  traditionellen Clients die beste Lösung für die meisten Unternehmen darstellt", erklärt Wilhelm Doupnik. Der Vorsitzende der Geschäftsführung bei Raiffeisen Informatik hebt hervor, dass Desktop as a Service mit den Expansionsplänen der Kunden flexibel mitwächst, mobiles Arbeiten unterstützt und gleichzeitig – durch die Datenspeicherung im Raiffeisen Informatik Data Center – höchste Sicherheitsanforderungen erfüllt. Dynamisches Wachstum und höchste Sicherheit stellen damit keine Widersprüche dar. (Christian Stemberger)

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