Steuertipp : Lohndumping-Eisberge gekonnt umschiffen

Ausbildung, Vordienstzeiten, korrekte Einstufung gemäß Kollektivvertrag, das sind nur einige Punkte, die bei der Lohn- oder Gehaltseinstufung von neuen Mitarbeitern zu berücksichtigen sind. Aber auch bei Mitarbeitern, die schon länger im Unternehmen sind, kann es zu Fehleinstufungen kommen. Nämlich dann, wenn sich Aufgabengebiete ändern oder Mitarbeiter die Karriereleiter emporsteigen.

Wir empfehlen, bei so wichtigen Prozessen wie der Einstufung von Mitarbeitern die Internen Kontrollsysteme zu adaptieren. Denn nur so gelingt es, das Damoklesschwert der Unterentlohnung effektiv und dauerhaft abzuwenden.

Was sollte in diesem Internen Kontrollsystem berücksichtigt werden? Prüfen Sie regelmäßig (zumindest einmal jährlich), welcher Kollektivvertrag bzw. welche Kollektiverträge in Ihrem Unternehmen zur Anwendung kommen. Und weiters, ob die Mitarbeiter den richtigen Kollektivverträgen zugeordnet sind und dementsprechend korrekt entlohnt werden. Ebenso, ob der Mitarbeiter in die richtige Verwendungs- bzw. Beschäftigungsgruppe eingeordnet ist. Hier ist jene Gruppe maßgeblich, in welcher der Dienstnehmer überwiegend tätig ist.

Setzen Sie sich Erinnerungen oder automatisieren Sie in den Abrechnungen regelmäßig wiederkehrende Ereignisse, wie z. B. automatische Vorrückungen wie Biennalsprünge. Oder planen Sie nach Mitarbeitergesprächen einen zusätzlichen Check ein, ob es zu Beförderungen oder neuen Aufgabengebieten gekommen ist.

Gerade das Thema Vordienstzeiten ist besonders undurchsichtig und in der Praxis ein echter Stolperstein. Fragen Sie daher Ihren künftigen Mitarbeiter proaktiv nach seinen Vordienstzeiten, denn Ihre Fürsorgepflicht als Dienstgeber setzt voraus, dass Sie dies tun. Lassen Sie sich Arbeitszeugnisse vorlegen und dokumentieren Sie dies auch im Personalakt. Beachten Sie bei der Anrechnung auch, dass gleichwertige Vordienstzeiten innerhalb der EU ebenso berücksichtigt werden müssen wie Zeiten, die in Österreich angesammelt wurden.

Sollten Sie sich bei der Einstufung eines Dienstnehmers nicht sicher sein, so holen Sie sich eine Expertenmeinung ein und lassen Sie sich diese Expertise unbedingt schriftlich bestätigen.

Wird im Rahmen einer GPLA-Prüfung – trotz Internem Kontrollsystem und Sicherheitsschleifen – eine Unterentlohnung aufgedeckt, dann hilft nur eines: rasch handeln. Zahlen Sie dem betroffenen Dienstnehmer alle zu Unrecht nicht geleisteten Entgeltansprüche innerhalb der gesetzlichen Frist nach. Strafen erfolgen im Regelfall bei grober Fahrlässigkeit und Wiederholungstätern. D. h., legen Sie dar, dass Sie in Ihrer HR-Abteilung ein funktionierendes Sicherheitsnetz gespannt haben und Einstufungen nachvollziehbar dokumentiert sind.

Lohndumping kann teuer kommen, denn seit 2015 wurde der Strafrahmen deutlich angehoben: Pro unterbezahltem Dienstnehmer können zwischen 1.000 und 10.000 Euro an Strafe verhängt werden. Sind mehrere Dienstnehmer unterlohnt, dann steigt die Strafe gleich auf 2.000 bis 20.000 Euro im Wiederholungsfall auf 4.000 bis 50.000 Euro.

Mag. Stefan Szauer ist Geschäftsführer bei Moore Stephens City Treuhand.

Aufbauend auf dem BEPS-Projekt der OECD, einem multilateralen Abkommen und einer EU-Richtlinie ist nun im Entwurf des Verrechnungspreisdokumentationsgesetzes (VPDG) auch für österreichische Unternehmen verpflichtend eine bis zu dreistufige Verrechnungspreis-Dokumentationspflicht vorgesehen. Ausgenommen davon sind Unternehmen mit Umsatzerlösen unter 50 Millionen Euro und konzerninternen Provisionseinnahmen von weniger als fünf Millionen Euro (jeweils im Vorjahr). Die dritte Stufe – der "Country-by-Country Report" ist für Unternehmen verpflichtend, deren Konzernumsatz des Vorjahres mindestens 750 Millionen Euro betragen hat. Dem Gesetzesentwurf folgend müssen die ersten zwei Stufen der Verrechnungspreis-Dokumentation (Master File und Local File) innerhalb von 30 Tagen nach Anforderung durch die Finanzbehörden übermittelt werden.

Das Finanzamt darf die Dokumentation erst nach der Abgabe der Steuererklärung (erstmals anwendbar auf die Steuererklärungen 2016) anfordern. Wenn die dritte Stufe anwendbar ist, muss diese initiativ innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres an das Finanzamt übermittelt werden. Aufgrund dieser Fristen ist bei den betroffenen Unternehmen dringender Handlungsbedarf gegeben.