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Der 10-Punkte-Plan für interne Untersuchungen

Bei Compliance-Vorfällen sind Unternehmen gut beraten, selbst Aufklärung zu betreiben. Nur wenn die Unternehmensführung umfassend versteht, was passiert ist, kann es Verbesserungsmaßnahmen ergreifen und sich auf behördliche Schritte vorbereiten.

Recht Rechtstipp Compliance Baker McKenzie

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Nach dem neuen österreichischen Vergaberecht müssen Unternehmen bei Compliance-Verstößen eine „Selbstreinigung“ durchführen. Dazu gehört auch, dass das Unternehmen selbst ernsthaft Aufklärung betreibt. Ergreift das Unternehmen derartige Maßnahmen nicht, droht der Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen. Das kann mitunter existenzbedrohend sein.

Wir haben daher für Sie in diesem Rechtstipp die zehn wichtigsten Punkte zusammengefasst, die Sie bei „internal Investigations“ beachten sollten:

1. Legen Sie den Untersuchungsgegenstand genau fest. Welcher konkrete Vorfall und welche Personen sollen untersucht werden? Das hilft Ihnen, fokussiert vorzugehen und sich nicht zu „verzetteln“. Werden andere Dinge gefunden, werden diese zunächst geparkt und nicht gleich mituntersucht. Sonst endet die Untersuchung nie.

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2. Stellen Sie die Objektivität der Untersuchung sicher. Manche Personen gehen mit vorgefassten Meinungen an die Sache heran – nach dem Motto „das habe ich mir bei dem immer schon gedacht“ oder umgekehrt „da werden wir sicher nichts finden“. Das ist für eine objektive Untersuchung problematisch, weil eine getrübte Sichtweise zu falschen Schlüssen und falschen Maßnahmen führt.

Aus diesem Grund ist es mittlerweile State of the Art, die interne Untersuchung von der rechtlichen Vertretung gegenüber Behörden zu trennen. Denn die rechtliche Vertretung will die Realität oft nicht wahrhaben.

3. Bewahren Sie Ruhe und den Überblick. In einer Krisensituation bewegen sich Mitarbeiter mitunter außerhalb ihrer gewohnten Bahnen. Das führt immer wieder zu Überforderung und emotionalen, spontanen Reaktionen. Dann wird Wichtiges nicht von Unwichtigem bzw. Dringendes nicht von weniger Dringendem unterschieden. In diesem Moment ist es wichtig, dass jemand das Verständnis für alle rechtlichen Abläufe hat und die Zusammenhänge versteht.

4. Legen Sie die Methoden der Untersuchung fest. Das betrifft insbesondere die Frage, was untersucht werden soll: Welche Unterlagen, welche Korrespondenz, welche E-Mails, welche SMS und so weiter. Darüber hinaus müssen Sie beantworten, welche Personen interviewt werden sollen und in welcher Reihenfolge. Weiters: Werden Protokolle über die Befragungen erstellt und wenn ja, in welcher Form? Wo werden diese aufbewahrt?

5. Bestimmen Sie das Untersuchungsteam. Das ist nicht nur eine Frage der Verfügbarkeiten, sondern insbesondere der Expertisen. Die Teammitglieder müssen Trüffel von gewöhnlichen Pilzen unterscheiden können, sonst meinen Sie, etwas gefunden zu haben, wo nichts ist. Externe können Expertise zuliefern und Ressourcen beistellen.

6. Legen Sie Berichtsinhalte und Berichtswege fest. Beantworten Sie die Frage, an wen, was und wie berichtet werden soll. Beachten Sie dabei, dass mit schriftlichen Berichten mitunter Beweismittel gegen das Unternehmen geschaffen werden.

7. Planen Sie die Unternehmenskommunikation nach innen und nach außen. Sowohl die internen als auch die externen Stakeholder wollen laufend – und nach Möglichkeit sofort – informiert werden. Dazu kommen Medienanfragen, auf die kurzfristig reagiert werden muss.

8. Treffen Sie die notwendigen arbeitsrechtlichen Maßnahmen. Setzen Sie zeitnah die notwendigen Maßnahmen im Bereich des Arbeitsrechtes, also insbesondere Abmahnungen, Kündigungen oder Entlassungen.