Markus Lenotti Expertenpool Mag. Markus Lenotti IM-Expertenpool: Informationsmanagement

10 Tipps für besser verfügbare Unternehmensinformationen

Unternehmen und ihre Mitarbeiter drohen in einer exponentiell steigenden Informationswelle zu ertrinken. Zehn Tipps, wie man mit einfachen Tricks Unternehmensinformation pflegt und besser verfügbar macht.

19.08.2015 10:11

Die Unterscheidung relevanter von obsoleter Information wird immer zeitaufwendiger und zu einer wesentlichen Kompetenz. Doch bei vielen Unternehmen liegen Informationsbestände unbeachtet und ungewartet brach. Dies stellt eine Verschwendung einer der wertvollsten Produktionsfaktoren und ein Risiko dar. Folgend zehn Tipps, wie man mit einfachen Tricks Unternehmensinformation pflegt und besser verfügbar macht.

 

Ausgangssituation

 

Unternehmensinformation wird zu einem immer wichtigeren Produktionsfaktor. Denn frei nach dem Biogenetiker Markus Hengstschläger heißt es: Keine Rohstoffe und keine billige Arbeit, was machen wir da in Österreich? Wir können zur Steigerung unserer Wettbewerbsfähigkeit nur unser Wissen in größtmöglichem Ausmaß hebeln.

 

Es wird immer wichtiger für die Wettbewerbsfähigkeit, relevante von obsoleter Information zu unterscheiden. Unternehmensinformation muss deshalb bestmöglich in Ordnung gehalten und darin enthaltene Information gut auffindbar gemacht werden. Das Gegenteil ist aber meistens der Fall. Alte Datenhalden schlummern als undurchdringlicher Dschungel auf Servern oder in Datenbanken. Neben sinkender Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit steigen aber auch operative, finanzielle und rechtliche Risiken. Im Rahmen einer immer wichtiger werdenden Information Governance werden zehn Punkte vorgeschlagen, um Information besser verfügbar und wieder verwendbar zu machen.

 

1. Email verfügbar machen

 

80 Prozent aller Unternehmenskommunikation wird immer noch über Email abgewickelt. Auf diese Art der Kommunikation können nur der Sender und eine begrenzte Anzahl von Empfängern zugreifen. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, so bleibt der Zugriff ohne vorhergehende vertragliche Regelungen verwehrt. Tipp: Treffen Sie entsprechende Regelungen im Dienstvertrag oder über mit dem Betriebsrat abgestimmte Betriebsvereinbarungen.

 

2. Email als betriebliche Ressource

 

Erhöhen sie das Bewusstsein, dass Firmen-Email eine betriebliche Ressource darstellt. Die private Nutzung sollte eingeschränkt erfolgen. Dadurch wird Widerstand gegen das Öffnen, die Weitergabe des Postfachs oder das Löschen aller Emails bei Weggang verhindert.

 

3. Email als PDF ausdrucken

 

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist oder eine Übergabe von Agenden erfolgt, so soll der übergebende Mitarbeiter alle Emails als PDF ausdrucken und auf dem Netzlaufwerk oder Dokumentenmanagementsystem speichern. So bleibt wertvolle Information ohne großen technischen Aufwand erhalten.

 

4. Ordnung halten, Ablage aufräumen

 

Machen Sie regelmäßig, etwa ein bis zweimal pro Jahr, mit allen Mitarbeitern eines Teams einen sogenannten Records Day. Unordnung wird vermieden, Information richtig zugeordnet, alte Daten werden gelöscht, das Verständnis über Abläufe steigt.

 

5. Ablage strukturieren

 

Wie in Papierform ist auch eine digitale Ablage regelmäßig an sich ändernde Geschäftserfordernisse anzupassen und entsprechend den Prozessen/Aufgaben zu strukturieren. Ein externer Spezialist kann hier helfen. So wird Unordnung vermieden und es wird richtig auffindbar abgelegt.

 

6. Alte Dokumente vernichten

 

Überprüfen Sie zumindest ihre Ablage einmal pro Jahr auf alte Information, die gelöscht werden kann. Rechtliche Risiken werden vermieden und der Informationsüberflutung wird vorgebeugt.

 

7. Suche einführen

 

Befassen Sie Sich mit der Einführung einer sogenannten Enterprise Search Anwendung. Das steigert die Produktivität durch verringerte Suchzeiten für Dokumente. Oder können Sie in ihrem Unternehmen über alle Systeme so gut oder besser suchen wie mit Google im Internet?

 

8. Stärken Sie das Bewusstsein der Mitarbeiter für den Wert von Unternehmensinformation

 

Der Umgang mit Unternehmensinformation durch die Mitarbeiter wird immer wichtiger, hier muss das Bewusstsein über regelmäßige Workshops geschärft werden. 90 Prozent aller Datenverluste entstehen durch sorglosen Umgang mit USB-Sticks oder externen Clouds wie zB Dropbox. Unternehmensinformation gehört dem Unternehmen, da dieses meist im Rahmen eines bezahlten Angestelltenverhältnisses geschaffen wurde.

 

9. Debriefing

 

Treffen Sie Vorkehrungen, das Wissen abgehender Mitarbeiter im Rahmen eines strukturierten Debriefingprozesses zu bewahren. Andernfalls verlassen Millionenwerte unerkannt ihre Organisation.

 

10. Warten Sie Ihre Daten wie eine Maschine

 

Unternehmensinformation ist wie das Motoröl in einer Maschine. Es gehört regelmäßig kontrolliert. Machen Sie sich ein Bild über die Datenquellen im Unternehmen und die Informationsarchitektur. Verwenden Sie spezifische Softwarewerkzeuge um Mengengerüste, Datenarten und deren Verwendung zu dokumentieren. Sie werden überrascht sein, welche Erkenntnisse Sie gewinnen wenn das Unternehmen wüsste, was es weiß.

 

Mit diesen einfachen, gut im täglichen Betriebsablauf integrierbaren Maßnahmen werden die Wettbewerbsfähigkeit signifikant gesteigert und Risiken vermieden.

 

Markus Lenotti ist Geschäftsführer der Lenotti Advisors GmbH.