HR-Transformation : Tipps für eine gelungene HR-Transformation

Hammerer Aluminium Industries (HAI) ist in den letzten acht Jahren von 700 auf fast 2100 Mitarbeitende gewachsen. Diese Expansion führte zu einem Konglomerat unterschiedlicher HR-Systeme an neun Standorten. Birk Alwes, Personalleiter der HAI-Gruppe, erklärt: „Unser monatliches Reporting basierte auf Excel-Listen von verschiedenen Standorten. Das war der Ausgangspunkt für unsere Entscheidung, eine umfassende digitale HR-Lösung einzuführen. Die Herausforderung bestand darin, diese Vielfalt zu konsolidieren und eine einheitliche digitale HR-Lösung zu implementieren.“

Die unterschiedlichen Größen der Standorte und der hohe Anteil an gewerblichen Mitarbeitenden von über 75 Prozent stellten besondere Anforderungen an ein neues HR-System. „Wir brauchten ein System, das für alle Mitarbeitergruppen passt – auch für gewerbliche Mitarbeitende, das mitwächst und große wie kleine Standorte effizient unterstützt“, betont Alwes. Die Vision war klar: ein ganzheitliches HR-System, das nicht nur den Ist-Zustand abbildet, sondern die Zukunft des Unternehmens mitgestaltet.

Die Auswahl des richtigen Systems war kein einfacher Prozess. Rund 20 Anbieter wurden in Betracht gezogen, fünf kamen in die engere Wahl. „Bei der Entscheidung war es uns wichtig, zunächst ein Kernmodul zu etablieren, in dem alle Mitarbeiterstammdaten erfasst werden,“ erklärt Alwes. „So wissen wir konzernweit, wie viele Mitarbeitende wir haben und über welche Qualifikationen sie verfügen. Unser Ziel war es, nicht nur ein Recruiting-Tool einzuführen, sondern ein ganzheitliches, holistisches System zu etablieren. Ein System, mit dem wir in Zukunft unsere gesamte HR-Wertschöpfungskette abbilden können". Die Wahl fiel schließlich auf Workday mit Deloitte als Implementierungspartner. „Am Ende war es die Art und Weise, wie die beiden als Team aufgetreten sind, die uns überzeugt hat. Dieser integrierte Ansatz unterschied sich deutlich von anderen Anbietern.“

Die Covid-19-Pandemie zwang HAI, das Projekt vorübergehend auf Eis zu legen. Mit einem neuen CIO/CDO in der Geschäftsführung und einer Digitalisierungsoffensive wurde das Projekt wieder aufgenommen. "Wir sind jetzt Vorreiter in Sachen Digitalisierung, was uns auch ermöglicht, Best Practices im Unternehmen zu etablieren", erklärt Alwes.

Personalleiter Alwes warnt: „Ein häufiger Fehler ist, dass solche Projekte nur als HR- oder IT-Projekt verstanden werden.“ Besonders wichtig sei daher ein Change Management, das alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf allen Ebenen in das Projekt einbezieht, damit sie die Veränderungen nachvollziehen können. „Wir haben uns jedoch beraten lassen und großen Wert darauf gelegt, die Wünsche unserer Kunden – also unserer Mitarbeitende – zum Beispiel durch Befragungen einzubeziehen. Es war uns wichtig zu verstehen, wie das System aus Sicht der Mitarbeitenden und der Produktion in Zukunft aussehen soll", sagt Alwes.

Ein derart ambitioniertes Digitalisierungsprojekt erforderte eine klare Kommunikation und Quantifizierung der Mehrwerte und des Nutzens. "Eine detaillierte Analyse unserer Ziele und der damit verbundenen Kosten war unerlässlich", erklärt Alwes, „deshalb haben wir eine umfassende Wirtschaftlichkeitsberechnung durchgeführt." Als wesentlichen Vorteil hebt er die Abschaffung veralteter Papierprozesse hervor. Konkret habe die Digitalisierung von Verwaltungsabläufen wie Urlaubsanträgen und Überstundenabrechnungen zu messbaren positiven Ergebnissen geführt. „Die Umstellung hat nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Ressourceneffizienz gesteigert", so Alwes weiter.

Der Personalleiter der HAI-Gruppe teilt wertvolle Erkenntnisse aus seinem Projekt als Orientierungshilfe:

1. Zeit nehmen für die Auswahl: "Es ist entscheidend, die Zukunftsvision des Unternehmens bei der Auswahl einer HR-Software zu berücksichtigen, nicht nur den aktuellen Stand."
2. Change Management ist essenziell: "Es ist wichtig, alle Ebenen des Unternehmens in den Wandel einzubeziehen und die Veränderungen verständlich zu kommunizieren."
   
3. Ressourcenplanung nicht unterschätzen: "Ein solches Projekt erfordert umfangreiche Ressourcen, nicht nur bei der Erstellung des Lastenheftes, sondern durch das gesamte Projekt hindurch."
4. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: "Das Projekt ist dynamisch und erfordert kontinuierliche Anpassungen und Optimierungen."

Durch die Kombination aus strategischer Planung, zukunftsorientierter Sichtweise und der richtigen Wahl der Partner hat HAI einen entscheidenden Schritt in Richtung einer effizienten und digitalen Zukunft gemacht. Das zeigt sich auch in den zahlreichen Auszeichnungen von Hammerer Aluminium Industries als herausragender Arbeitgeber: Mehrmals wurde das Unternehmen zum „Top Employer Austria“ gewählt und erzielte auch bei der Studie Best Recruiters 2023/24 in der Sparte Industrie Platz eins.