DEXIS : TCO statt Einkaufspreis: Was sich in der Beschaffung wirklich heben lässt

In der aktuellen Wirtschaftslage steht der Produktpreis wieder im Mittelpunkt jeder Einkaufsrunde. Doch die Kosten entstehen vor allem im Prozess dahinter: bei jeder Bestellung, jedem Lieferanten, jeder ungeplanten Reparatur. Im Schnitt mehrerer DEXIS-Kundenprojekte kostet allein der Prozess hinter einer einzelnen manuellen Bestellung, von der Bedarfsanforderung bis zur Bezahlung, rund 100 Euro – unabhängig vom Warenwert. Gleichzeitig verantwortet eine Einkaufsfachkraft laut einer Studie von Unite und der Hochschule Leipzig (2024) im Schnitt rund 12 Millionen Euro Beschaffungsvolumen pro Jahr. Das lässt sich vor allem durch skalierbare, digitale Prozesse steuern.

DEXIS Austria, vormals Steyr-Werner, ist seit Jahrzehnten Partner österreichischer Industriebetriebe. Als Distributor hat DEXIS Zugriff auf über eine Million Artikel, rund 50.000 davon ab Lager Pasching. Als Teil der Descours & Cabaud-Gruppe ist die Marke DEXIS in zwölf europäischen Ländern vertreten und kann Projekterfahrung über Grenzen hinweg teilen.

Was eine Bestellung wirklich kostet

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt ein europaweit tätiger Papier- und Zellstoffhersteller, den DEXIS Europe mit einer zentralen Ansprechperson für alle Standorte betreut. Der Zugang erfolgt über die Sortimentsauswahl in drei Stufen. Zuerst werden die standardisierten Ersatz- und Verbrauchsteile im DEXIS Sortiment betrachtet: Sie lassen sich am leichtesten bündeln und bieten den größten Kostenhebel. Danach folgen Artikel außerhalb des Sortiments wie Verpackungen und Verbrauchsmaterialien. Zuletzt kommen OEM-Artikel, also vom Maschinenhersteller vorgegebene Teile, bei denen geprüft wird, ob neben dem Original auch gleichwertige Alternativen infrage kommen. Monatliches KPI-Reporting und eine gemeinsame Projektplattform machen die Einsparungen sichtbar.

Das größte Einsparpotenzial liegt in der digitalen Bestellabwicklung. Auftragsvorbereitung und Bestellung kosten beim Kunden nach eigener Berechnung rund 150 Euro, wenn sie manuell erfolgen, und etwa 30 Euro als EDI-Auftrag. Innerhalb von fünf Jahren stieg die automatische Bestellgenerierung – Bedarf aus dem Materialfluss, Bestellung aus dem ERP – von 84 auf 95 Prozent. Die Touchless-Quote, bei der Preise und Liefertermine nicht mehr von Hand geändert werden und nur die Wareneingangsbuchung bleibt, stieg von 62 auf 84 Prozent. Die Qualität litt nicht darunter: 2025 waren 99,61 Prozent der Lieferungen korrekt. Zusammen mit 95 konsolidierten Lieferanten seit 2021, Prozessoptimierungen und Bestandsreduktion sparte das Unternehmen mehr als 900.000 Euro.

„Den Preis eines Artikels kennt jeder Einkäufer auf den Cent. In der Bestellung liegt jedoch oft das größere Potenzial", sagt Markus Gusenbauer, Geschäftsführer von DEXIS Austria. „Wir rechnen das gemeinsam mit unseren Kunden durch, entlang der tatsächlichen Prozesskosten."

Knapp eine Million entstand durch Lieferantenreduktion und Prozessoptimierung. Die Verwaltung eines Lieferanten kostet nach Erfahrung aus DEXIS Kundenprojekten bis zu 1.500 Euro jährlich – für Verhandlungen, Stammdatenpflege, Audits und Preislisten. Diese Fixkosten entfallen bei Bündelung. Bei der Prozessoptimierung greifen automatisch generierte Bedarfe, EDI-Aufträge und Bewirtschaftungslösungen wie Vending oder Kanban ineinander.

Weniger Lieferanten heißt dabei nicht weniger Versorgungssicherheit. Für produktionsrelevante Sicherheitsteile vereinbart DEXIS Mengenkontrakte, Vending- und RFID Kanban-Lösungen optimieren die Lagerhaltung bei gesicherter Verfügbarkeit, und ein 24/7-Service steht bei Ausfällen bereit. Sind Original-Ersatzteile nicht lieferbar, sucht DEXIS über das Lieferantennetzwerk nach Alternativen.

Nicht jede Maßnahme braucht einen langen Vorlauf. Wer etwa den Druck in seinen Druckluftanlagen auf das tatsächlich nötige Niveau absenkt, senkt den Energieverbrauch ohne Umbau – meist mit schneller Wirkung. Auch Arbeitssicherheit rechnet sich: Ein Lebensmittelhersteller mit Ausgabeautomaten für Schutzausrüstung verzeichnete bis zu 20 Schnitt- und Rissverletzungen pro Jahr. Nach dem Wechsel auf schnittschutzfeste Handschuhe der DEXIS Arbeitsschutz-Eigenmarke OPSIAL sank die Zahl auf durchschnittlich einen Vorfall – minus 95 Prozent. „Jeder vermiedene Unfall bedeutet zuerst: ein Mitarbeiter, der gesund nach Hause geht", so Gusenbauer. „Dass sich das auch rechnet, steht in keiner Bilanz.“

Wenn Zustandsdaten Ausfälle verhindern

In einem internationalen Projekt in der Food-&-Beverage-Branche kostet jede Stunde Stillstand rund 20.000 Euro. Schwingungsüberwachung und automatische Schmiersysteme verhinderten dort nach Angaben des Unternehmens Ausfallkosten von 350.000 Euro pro Jahr. Ein weiteres Beispiel: ein Metallrecyclingunternehmen mit über sechzig Standorten überwacht Energieverbrauch und Anlagenzustand digital: Sensoren melden den Zustand kritischer Maschinen, Strom-, Gas- und Wasserzähler liefern die Verbrauchsdaten. Der Nutzen: vorausschauende statt reaktive Wartung, laut Kunde keine ungeplanten Stillstände mehr und Daten, die auch in der Konzernplattform verfügbar sind.  

Der Blick auf die Gesamtkosten zeigt damit: Einsparpotenziale liegen nicht nur beim Einkaufspreis. Sie entstehen entlang der gesamten Wertschöpfungskette – von der Bestellung über Lager und Versorgung bis zur Verfügbarkeit der Anlagen. Eine Kurzanalyse von DEXIS Austria zeigt, wo im eigenen Betrieb die größten Potenziale liegen.