Spesenmanagement in Österreich : Spesenmanagement: Smarte Plattform soll Excel-Chaos in Firmen beenden

Als TravelPerk im vergangenen Jahr die Übernahme von Yokoy finalisierte, war das weit mehr als ein organisatorischer Zusammenschluss zweier Technologieanbieter. Mit der Verschmelzung entsteht eine Plattform, die Geschäftsreisen und Spesenprozesse erstmals in einem durchgängigen System abbildet – vom Buchen einer Reise bis zur steuerlich korrekten Abrechnung. Gerade in Österreich, einem Markt mit besonders hohen Compliance-Anforderungen, markiert dieser Schritt einen Einschnitt. „Der österreichische Markt ist vermutlich der herausforderndste in Europa“, sagt Stephan Rudolf Hebenstreit, der seit 2020 den hiesigen Standort aufgebaut hat. „Allein die Berechnungslogik der Kollektivverträge ist ein mathemischer Exkurs für sich.“

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Die Reise- und Spesenlandschaft der heimischen Industrie war lange Zeit von heterogenen, oft manuellen Strukturen geprägt. Viele Unternehmen arbeiten bis heute mit Excel-Sheets, E-Mail-Freigaben und lokalen Insellösungen. Hebenstreit nennt Excel offen „den größten Mitbewerber“. Nicht, weil es leistungsfähig wäre, sondern weil sich viele Unternehmen in gewohnten Abläufen eingerichtet haben. Doch diese Gewohnheit bekommt Risse. Der wirtschaftliche Druck – von hohen Standortkosten über volatile Nachfrage bis zu neuen ESG-Vorgaben – führt dazu, dass Unternehmen verstärkt in interne Strukturen investieren. „Man merkt deutlich, dass große Industriebetriebe sehr aktiv an Modernisierungsprojekten arbeiten“, sagt Hebenstreit. „Da geht es nicht mehr nur um Sparen, sondern um strukturelle Wettbewerbsfähigkeit.“

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Die Reise- und Spesenprozesse rücken dabei unerwartet weit nach oben auf die Prioritätenliste. TravelPerk/Yokoy spricht von enormen Effizienzreserven, die bislang im Alltag schlicht verborgen waren. Studien, auf die sich das Unternehmen stützt, zeigen, dass unzählige Minuten, Stunden und ganze Arbeitstage mit „Shallow Work“ verloren gehen: mit Aufgaben also, die notwendig, aber nicht wertschöpfend sind – Belege sortieren, Kilometerlisten führen, Tagesgelder berechnen, Freigaben nachverfolgen. „Das sind unauffällige Nebentasks, die jeder machen muss, aber keiner machen will“, sagt Hebenstreit. „Und genau dort liegt das Potenzial.“

Mit mehr als 800 Kollektivverträgen und strengen steuerlichen Vorschriften ist Österreich ein Testfeld, an dem sich die Leistungsfähigkeit eines Systems besonders schnell zeigt. Die Plattform der beiden Unterrnehmens wurde so ausgerichtet, dass sie KV-Logiken, Zuschlagsmechanismen und steuerrechtliche Vorgaben vollständig automatisiert abbildet. Diese Tiefe ist im internationalen Vergleich außergewöhnlich. „Für uns war klar: Wenn wir Österreich ernsthaft erschließen wollen, müssen wir das KV-Thema lösen“, sagt Hebenstreit.

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Dass dieser Ansatz Wirkung zeigt, zeigt sich im Kundenportfolio. Überraschend ist dabei, welche Branchen besonders profitieren. Nicht Berater oder Außendienstteams verursachen die größten Reisevolumen, sondern die klassische Industrie. Maschinen- und Anlagenbauer, die täglich Monteure, Inbetriebnehmer oder Serviceteams weltweit im Einsatz haben, generieren enorme Mengen an Spesenfällen. „Ich war überrascht, wie massiv der Reiseaufwand im Anlagenbau ist“, sagt Hebenstreit. „Montagen, Abnahmen, Inbetriebnahmen – das ist ein unglaublicher Use Case."

Was TravelPerk/Yokoy in der Tiefe antreibt, ist die Auflösung der historisch gewachsenen Fragmentierung. In vielen Unternehmen existieren für dieselbe Prozesskette mehrere Systeme – eine App für Flüge, ein Portal für Hotels, ein internes Formular für Tagesgelder, eine Excel-Liste für Kilometergelder und ein separates HR-Tool für Genehmigungen. Hebenstreit berichtet von einem Industriebetrieb mit mehr als 5.000 Mitarbeitenden, in dem jeder Mitarbeiter „sein eigenes Stück Software“ genutzt habe.

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Mit der neuen Plattform Perk sollen diese Silos der Vergangenheit angehören. Reisebuchung, Ausgabenverwaltung, Abrechnung, Genehmigungsprozesse, Compliance-Checks und Analytics fließen in einem durchgängigen System zusammen. Für Unternehmen bedeutet das weniger Komplexität, für Reisende weniger Aufwand, für die Finanzabteilung höhere Datenqualität und für Auditoren nachvollziehbare, konsistente Datensätze. „In Wahrheit bereiten wir mit der Plattform eine ordnungsgemäße Buchhaltung vor“, erklärt Hebenstreit. „Das klingt banal, ist aber ein riesiger Effizienzhebel.“

TravelPerk/Yokoy spricht bewusst nüchtern über den Einsatz künstlicher Intelligenz. KI dient der Dokumentenerkennung, der Validierung, der Kategorisierung und der automatischen Interpretation von Belegen. Sie ersetzt manuelle Prüfwege und schafft zeitliche Freiräume. Gleichzeitig dient sie der Konsistenz: Gerade bei steuerlichen Vorgaben ist Fehlerfreiheit entscheidend. „Wir wollten nie KI der KI wegen“, sagt Hebenstreit. „Sondern dort, wo sie echten Mehrwert bringt.“

Besonders relevant wird das Thema bei ESG-Reporting. Unternehmen können erstmals konsistent über die gesamte Organisation hinweg auswerten, wie sich Reiseverhalten, Transportmittel oder Zielregionen auf den CO₂-Fußabdruck auswirken. Das System liefert verlässliche Daten – nicht als Spielerei, sondern als Grundlage für Berichte und Maßnahmen. „Das kommt im Markt extrem gut an“, sagt Hebenstreit. „Vor allem, weil es harmonisiert ist."

Viele Digitalisierungsprojekte scheitern an langen Implementierungszeiten. TravelPerk/Yokoy verweist dagegen auf kurze Go-Live-Phasen: Tage oder wenige Wochen im Travel-Bereich, drei bis vier Monate in großen Spend-Projekten. Die Gründe liegen in standardisierten Schnittstellen und einem klaren Integrationsmodell, das nahezu jedes ERP- oder Payroll-System anbinden kann. „Wir haben noch nie ein Projekt abgelehnt, weil ein System nicht andockbar gewesen wäre“, sagt Hebenstreit. „Es ist dann nur eine Frage des Aufwands.“

Durch die Automatisierung entsteht ein schneller Return on Investment, vor allem durch eingesparte Arbeitszeit und durch geringere Fehlerquoten in der Abrechnung. Kostenreduktion ist dabei nur ein Teilaspekt. Entscheidend ist die strukturelle Entlastung. Für viele Unternehmen ist das inzwischen Grund genug, sich mit der Plattform zu beschäftigen. Stephan Rudolf Hebenstreit: „Es geht nicht darum, Prozesse hübscher zu machen. Es geht darum, sie endlich in den Griff zu bekommen.“