So automatisieren Sie richtig : Effizienz via Automation

Cloudbasierte Managed Services und KI sind zwei Schwerpunkte, wenn es um die digitale Transformation von Unternehmen geht. Ergänzend erhält nun auch das Thema Automatisierung immer größere Relevanz.

Besonders in Verbindung mit Kosteneffizienz und neue Wertschöpfung ist Automation ein bis dato unterschätztes Instrument. Unternehmen erhalten damit greifbare Vorteile, die zudem schneller und einfacher umsetzbar sind.

„Bedingt durch den generellen Druck (kosten)effizienter zu arbeiten und durch den Fachkräftemangel müssen viele Betriebe ihre Prozesse neu ausrichten. Hier ist Automatisierung die Antwort und das gilt nicht mehr nur in der Fertigungsindustrie“, sagt Alexander Stoklas, Head of Digital Solutions bei T-Systems Austria.

Steigender Kostendruck. Der Handlungsdruck für Betriebe wird oftmals noch verstärkt durch steigende Kosten etwa bei Energie oder Löhnen und bei größeren Unternehmen gilt es dann auch noch eine Erwartungshaltung von Investoren zu erfüllen. Automatisierung kann hier sofort umsetzbare Lösungen bieten. Softwaregestützte Anwendungen können wiederkehrende und standardisierte Aufgaben übernehmen und damit können diese ressourcenaufwändigen Tätigkeiten rascher, fehlerfreier und effizienter erledigt werden.

„Neben einer reduzierten Fehlerquote werden Mitarbeitende auch erheblich entlastet, der Wegfall monotoner Arbeiten erhöht ihre Zufriedenheit. Es entsteht Freiraum für kreative und anspruchsvollere Aufgaben und für neue betriebliche Wertschöpfung“, so Stoklas von T-Systems Austria.

Roboter von T-Systems

Ein anschauliches Beispiel ist ein Projekt von T-Systems mit einem Kunden aus der Dienstleistungsbranche. Dabei wurde ein Roboter eingesetzt, um E-Mails zu analysieren, Daten zu kategorisieren und die E-Mails automatisch zu archivieren. Diese Aufgabe dauert für Mitarbeitende etwa 90 Sekunden, sie tritt tausendfach pro Jahr auf.

„Durch die Automatisierung konnte über einen Monat an Arbeitszeit eingespart werden. Die gewonnene Zeit wurde sodann für Kundengespräche und andere wertschöpfende Tätigkeiten genutzt, final eine klare Effizienzsteigerung“, betont Stoklas von T-Systems.

Mitarbeiterschulung

Auch bei Aufnahme und Einarbeitung neuer Mitarbeiter punktet Automatisierung. Durch den Einsatz sogenannter Low- oder No-Code-Plattformen ohne tiefere Programmierkenntnisse, lassen sich Prozesse wie die Anlage von Benutzerkonten, das Versenden von E-Mails und die Zuweisung von Schulungen automatisiert abwickeln. Dies beschleunigt nicht nur den gesamten Aufnahme-Prozess, sondern reduziert auch hier die Fehlerquote.

Ein weiteres Beispiel ist die automatisierte Rechnungsbearbeitung, von der Erfassung über die Extrahierung relevanter Daten bis zur Einpflege in das Buchhaltungssystem. Diese Automation senkt den Arbeitsaufwand erheblich und parallel gewährleistet sie eine bessere Übersicht und schnellere Reaktionszeiten in der Finanzabteilung.

„Der Weg zur erfolgreichen Automation ist einfacher als oft gedacht. Eigene Plattformen und (Software)Anwendungen erleichtern den Einstieg. Als Consulting- und Digitalisierungspartner unterstützt T-Systems Austria auf diesem Weg“, ergänzt Alexander Stoklas, Head of Digital Solutions bei T-Systems Austria.