Personalsuche : Der große Headhunter-Check

Günther Tengel ist Geschäftsführer des Personalberaters Amrop Jenewein und wenn er aus dem Nähkästchen plaudert, könnte man ihm stundenlang zuhören – auch wenn er seine Erzählungen aus Gründen der Vertraulichkeit anonymisiert. Sein Fazit klingt wie die Existenzberechtigung seiner Branche: „Wenn man bei der Besetzung des wichtigsten Assets im Unternehmen, bei den Mitarbeitern, einen Fehler macht, dann muss man mit diesem Fehler sehr lange leben“, sagt er.

Um derartige Fehler zu vermeiden, werden bei kritischen Besetzungen gerne Personalberater – oft auch Headhunter genannt – eingesetzt. Und diese Unterstützung macht vor allem bei zwei Gelegenheiten Sinn: Wenn es um eine Vakanz im sogenannten C-Level geht (der Buchstabe steht dabei für den ersten Buchstaben in den Funktionen CFO, CTO oder CIO) oder wenn besonders diskret gesucht werden muss. „Geht es nur um die Gestaltung und Platzierung eines Inserats, kann das ebenso gut vom Unternehmen selber gemacht werden“, meint etwa Beatrix Strohmaier, Personalchefin bei Reed Exhibitions Österreich. Der faire Preis für die Dienste eines Headhunters hängt für die Expertin vor allem von der Position ab: „Beim Sachbearbeiter wären das etwa 18 Prozent, im C-Level zwischen 25 und 30 Prozent vom Jahresbruttogehalt des Kandidaten.“

Im Rahmen unseres Headhunter-Checks wollten wir die Probe aufs Exempel machen: Mit welchem Budget muss für die Besetzung eines Geschäftsführers mit Finanzverantwortung gerechnet werden? Welche Dienstleistungen und Garantieperioden werden angeboten? Und: Wie sieht es tatsächlich mit der Diskretion aus?

Wir haben folgende Anfrage an verschiedene Personalberater* gerichtet: Ein KMU (Umsatz: rund 5 Mio. Euro) aus der Medienbranche sucht nach einem Geschäftsführer mit dem Verantwortungsbereich Personal und Finanzen (CFO) mit einem Korridor für das anvisierte Bruttojahresgehalt von 120.000 bis 150.000 Euro. Bepreist werden sollten die folgenden Leistungen: Erstellung eines Anforderungsprofils, Kandidatensuche und -ansprache gemäß Profil, Vorlage einer Shortlist von drei Kandidaten (samt aussagekräftigen Dossiers), gemeinsame Interviews, Administration der Absagen und Unterstützung bei der Vertragsverhandlung.

Das Ergebnis hat uns in doppelter Hinsicht überrascht. Zum einen waren, wie im Vergleich der eingetrudelten Offerte ersichtlich, die Preisvorstellungen der diversen Berater extrem unterschiedlich. Unseren Chief Financial Officer hätten wir sowohl für knapp 22.000 Euro als auch für über 90.000 Euro besetzen können. Die Spanne reicht von 16 Prozent des erwartbaren Bruttojahresgehalts bis zu 63 Prozent, plus Spesen. Auffällig auch, dass die Garantieperiode, also jene Frist innerhalb derer kostenlos neu besetzt wird, falls der ursprüngliche Kandidat wieder ausscheidet, sehr unterschiedlich sein kann. In den Angeboten reicht sie von drei bis zwölf Monaten.

Susan Jandl, Geschäftsführerin HR bei der TJP-Oaklins Group, weiß aus ihrer langjährigen Erfahrung, dass eine vereinbarte Garantieperiode bei einer professionellen Suche nur in Ausnahmefällen zur Anwendung kommt. Dennoch ist sie der Meinung, dass eine Garantieperiode jedenfalls mindestens sechs Monate, vor allem bei der Suche nach Führungs- bzw. Leitungspositionen, betragen sollte.

Die Preisunterschiede am Markt haben ihrer Meinung nach in den letzten Jahren zugenommen. „Die international agierenden Headhunter sind im Schnitt etwas teurer“, erklärt Jandl. Dies wird häufig mit dem größeren Netzwerk argumentiert, „wobei man vorsichtig abwägen muss, ob dieses Netzwerk tatsächlich national auch nutzbar ist“. Bei Dumping Preisen rät sie zur Vorsicht: „Es gibt auch sogenannte schwarze Schafe am Markt, denen es nur um eine schnelle Honorarabrechnung geht.“ Das resultiert darin, dass unpassende Kandidaten präsentiert und in den Auswahlprozess integriert werden.

Unsere zweite Überraschung: Wirklich gescheiter waren wir nach dem Markt Screening und der Angebotseinholung nicht. Es war schwer, auf dieser Basis eine Entscheidung zu treffen. Zwar kennen wir jetzt den Preiskorridor, in dem man sich bewegen kann, und wissen, welche Garantieperioden möglich sind und zu welchen Konditionen die einzelnen Berater eine Zusatzbesetzung ermöglichen, aber die Angebote sind nur wenig hilfreich, wenn man auf die Qualität der gelieferten Dienstleistung rückschließen möchte.

Dazu – und das bestätigen sowohl Strohmaier als auch Tengel – ist es unbedingt notwendig, persönliche Briefings abzuhalten. „Alles andere ist unprofessionell“, erklärt Tengel, „aber natürlich wird das häufig so gemacht, dass man ein paar Angebote einholt und dann das billigste auswählt.“ Nur in direkten Gesprächen ist es aber möglich, den genauen Bedarf eines Unternehmens zu ermitteln. Für die HR-Expertin von Reed Exhibitions sind solche Termine der geeignete Rahmen, um die Qualität eines Personalberaters abzutesten: „Ein Qualitätskriterium ist für mich die Frage, wie detailliert der Berater hinterfragt, was man tatsächlich braucht.“ Und Tatsache ist, dass man sich das schon jeweils vorher überlegt, aber „im Laufe der Suche kommt man häufig erst dahinter, was wirklich wichtig ist“.

Weitere Qualitätsindikatoren sind für Strohmaier die Größe der Search Abteilung des Headhunters, die Aktualität der Kandidaten-Datenbank, die Art und Weise, wie man an Kontakte kommt, und natürlich auch die Frage, ob man einschlägige Soziale Medien wie Xing oder LinkedIn in die Suche einbindet. Gerne befragt sie auch die Kandidaten oder ihre neuen Mitarbeiter, welche Erfahrungen sie mit dem einen oder anderen Headhunter gemacht haben, denn „die Qualität muss sowohl gegenüber dem Auftraggeber, als auch gegenüber den Kandidaten passen“.

Der große Preisunterschied bei den eingesammelten Angeboten überrascht Günther Tengel nicht, weil sie eben unterschiedliche Dienstleistungen beinhalten würden. „Die klassischen Executive Search Firmen, wie Egon Zehnder, Stanton Chase oder Amrop Jenewein, haben ihren Preis, die anderen sind im Schnitt um 40 Prozent günstiger, wobei aber auch die Leistung eine völlig andere ist.“ Am unteren Ende kann es im Extremfall so sein, dass ausschließlich Social Media Kontakte gesammelt und durchtelefoniert werden, während am anderen Ende der Skala aufwendiges Inhouse Research und permanentes Markt Screening betrieben wird. Ein Profi kennt die freien Kandidaten seiner Branche und jene, die wechselwillig sind.

Weiters, so Tengel, macht es einen Unterschied, ob ein Personalberater lediglich lokal oder international aufgestellt ist. Viele Positionen ließen sich auch aus dem deutschsprachigen Ausland optimal besetzen.

Der Experte empfiehlt drei Schritte, um am Ende des Tages beim passenden Berater zu landen. Erstens: Rufen Sie zwei, drei Leute an, die Erfahrung im Umgang mit Headhuntern haben und greifen Sie auf deren Empfehlungen zurück. Zweitens: Lassen Sie sich nicht mit den üblichen Referenzlisten abspeisen. Fragen Sie genau nach, welche vergleichbaren Positionen in den letzten Jahren in dieser Branche konkret besetzt wurden. Last but not least lassen Sie sich zeigen, welche Person den Auftrag übernehmen würde, welches Profil hat diese und „was hat sie genau in den letzten Jahren in meiner Branche gemacht“.

Auch Strohmeier ist der Meinung, dass der konkrete Berater wichtiger ist als das Unternehmen hinter ihm. Von Vorteil ist auch branchenspezifisches Know-how, denn „dann ist er in der Regel mit den Kandidaten in diesem Segment besser vernetzt“. Als Berater kann man dieses Netzwerk für Direktansprachen nutzen, was den HR-Experten in Unternehmen nicht erlaubt wäre. „Ich kann nicht bei der Konkurrenz anrufen und Leute abwerben, der Berater darf das schon“, erklärt Strohmaier.

Jandl empfiehlt, bei der Beraterauswahl auch auf das persönliche Bauchgefühl zu achten; abseits der fachlichen Expertise muss man sich mit einem Berater auch „wohlfühlen können“ – ihn als wirklichen Sparringspartner auf Augenhöhe sehen. „Die Art und Weise der Ansprache, die Sorgsamkeit und der Respekt im Umgang mit den Kandidaten und auch das Persönlichkeitsprofil des Beraters müssen zu einem Unternehmen bzw. zur Unternehmenskultur passen“, erklärt Jandl.

Letzten Endes ist das Ergebnis unseres Screenings des Headhunter Marktes, dass Personalberatung ein Geschäft für Profis auf beiden Seiten ist. Ein anfragendes Unternehmen muss genau wissen, was es tatsächlich braucht und welche zentralen Fragen zu stellen sind. Der Personalberater muss innerhalb von zwei, drei Gesprächen die Lage richtig einschätzen können, um schnell und punktgenau den richtigen Kandidaten aus dem Köcher zu ziehen. Der Preis sagt wenig darüber aus, ob er das auch kann, ist aber ein Indikator für die Professionalität des Anbieters.

Festhonorar: "Retained Search" wird üblicherweise abhängig vom Projektfortschritt in drei bis vier Raten bezahlt. Gesamthonorar: Meist rund ein Drittel des Jahreseinkommens des Kandidaten.

Erfolgshonorar: "Contingency Search" eignet sich nicht für sensible Besetzungen, ist außerhalb des angelsächsischen Raumes eher unüblich.

Anzeigengestützte Suche: "Selection" eignet sich nicht für Top-Besetzungen, wird zumeist über ein erfolgsabhängiges Honorar abgerechnet.

*In unserem Check haben wir die Anbieter Boyden Executive Search, Stanton Chase, Kienbaum, Karriere Manufaktur, Korn Ferry, Mercuri Urval, Spencer Stuart, Schira & Leutner, Markus Baldauf, Daniela Schlick und Egon Zehnder (Reihung alphabetisch) angefragt.

(Dieser Artikel wurde bereits im Dezember 2017 veröffentlicht. Nun haben wir ihn für alle Leser freigegeben.)