IM-Expertenpool: IT-Services : Wie IT-Services den Cashflow in Covid-19-Zeiten erhöhen

Wie rasch sich unser Status quo verändern kann, hat uns die Coronavirus-Pandemie deutlich vor Augen geführt. Innerhalb kürzester Zeit mussten Mitarbeiter auf Homeoffice umgestellt werden, Grenzkontrollen wurden eingeführt und die Produktion kam in vielen Bereichen zum Erliegen. Hier war eine schnelle und weitreichende Anpassung an die neue Situation gefordert.

Einigen Unternehmen ist es gelungen, ihre Produktion rasch an die geänderte Nachfrage anzupassen – dazu ein paar Beispiele: eine Bierbrauerei rüstete auf Desinfektionsmittel um, ein Autohersteller produzierte Beatmungsgeräte und ein High-End-Modelabel schneiderte Schutzmasken. Unternehmen und Institutionen haben zahlreiche Maßnahmen ergriffen, um auch aus dem Homeoffice heraus Kontinuität und Sicherheit garantieren zu können. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist die Verfügbarkeit von Daten, Infrastruktur und Anwendungen in der Cloud – vielfach in Form von Cloud-Diensten. Großes Augenmerk muss allerdings auf die IT-Sicherheit gelegt werden: Denn unkontrolliertes Arbeiten im Homeoffice birgt Risiken, wie der aktuell von Europol verzeichnete Anstieg an Cyberattacken zeigt.

Letztlich kommt derzeit keine Organisation umhin, über Veränderungen nachzudenken. Schon Darwin wusste, dass nicht die Stärksten überleben, sondern diejenigen, die sich am besten anpassen können. Es stellt sich also die Frage, welche Anpassungen notwendig sind, um die aktuellen Herausforderungen zu bewältigen und sich gleichzeitig für die Zukunft bestmöglich aufzustellen.

Der IT kommt in vielen Bereichen eine Schlüsselrolle zu. Etwa durch die Bereitstellung von Virtual-Desktop-Infrastrukturen (VDI), um den Mitarbeitern im Homeoffice rasch einen sicheren Zugriff auf Anwendungen und Daten zu ermöglichen. Oder wenn es um die sichere Rückkehr an den Arbeitsplatz geht, beispielsweise mithilfe von Zugangskontrollen und Social-Distancing-Lösungen.

Ganz nebenbei ist die Corona-Pandemie ein Anlass, darüber nachzudenken, wie die IT-Infrastruktur die Zusammenarbeit einer zunehmend mobilen Belegschaft zukünftig unterstützen kann. Eine aktuelle Studie von Gartner prognostiziert beispielsweise, dass der Bedarf an Remote-Arbeit bis 2030 um 30% steigen wird. Und auch wenn die Covid-19-Beschränkungen bereits gelockert werden, ist doch eines sicher: Der Lock-down hat den finanziellen Druck auf Unternehmen deutlich erhöht.

Aber mit dem nötigen Einfallsreichtum können Ressourcen effizienter genutzt werden, und die IT kann dazu einen wesentlichen Beitrag leisten.

Licensing-as-a-Service

Einige IT-Dienstleister sind bereit, Lizenzen, z.B. für Software, Support und weitere Services, zu übernehmen und als Abonnement zur Verfügung zu stellen. Auf diese Weise können die Investitionskosten (Capex) reduziert werden, wobei die Lizenzen zur Gänze intakt und verfügbar bleiben.

Konsolidierung der IT-Ressourcen

Der Wechsel zu einem betriebskostenorientierten Opex-Modell ermöglicht es, Kapital freizusetzen, das in IT-Assets wie Desktops und Laptops gebunden ist (Capex). Der Wert dieser Assets wird in Absprache mit einem Serviceanbieter, der diese Option anbietet, ermittelt. Dies setzt Barmittel frei und erhöht den Cashflow. Anschließend werden die Kosten für die Nutzung der IT-Assets und Services über einen bestimmten Zeitraum verteilt.

Das kann noch einen Schritt weitergehen: Oft ist es sogar möglich, ein komplettes sogenanntes Captive Center auszulagern und dessen Dienstleistungen anschließend auf die gleiche Art und Weise zuzukaufen.

Übernahme von Shared Services

Eine vielleicht weniger offensichtliche, aber kostengünstige Variante ist die Zusammenarbeit mit anderen Organisationen, um IT-Dienstleistungen gemeinsam zu nutzen. Ein moderner Serviceanbieter kann die genutzten Dienste übernehmen, sie konsolidieren und mit Anwendungen wie Künstlicher Intelligenz (KI), Hyperautomation und RPA (Robotic Process Automation) optimieren. Darüber hinaus können redundante Prozesse eingespart und die Effizienz erhöht werden.

Konsolidierung des unternehmensweiten Software-Supports

Viele multinationale Unternehmen haben beim unternehmensweiten Software-Support noch großen Konsolidierungsbedarf, da es zu Doppelgleisigkeiten und Überschneidungen zwischen den verschiedenen Ländern kommen kann. Durch eine zügige Konsolidierung können auf Unternehmensebene beträchtliche Einsparungen erzielt werden. In diesem Zusammenhang sollte auch eine Migration in die Cloud in Erwägung gezogen werden.

Trotz aller Herausforderungen, vor denen Organisationen heute stehen, ist durch Zusammenarbeit und Kreativität vieles möglich, was bis vor kurzem noch undenkbar war. Ein italienischer Automobilzulieferer hat beispielsweise den Übergang zur sicheren Remote-Zusammenarbeit gemeinsam mit seinen IT-Service-Partnern erfolgreich abgeschlossen. Der Hersteller verfügt über Niederlassungen auf der ganzen Welt und ist trotz der damit verbundenen Komplexität in der Lage, seine Fabriken und unterstützenden IT-Systeme mit einem Minimum an Personal am Laufen zu halten.

Immer wenn es schnell gehen muss, besteht das Risiko, dass Entscheidungen überhastet getroffen werden. Schließlich ist nicht immer klar, inwieweit man in schwierigen Situationen von Dienstleistern verlangen kann, notwendige Maßnahmen kreativ und kurzfristig zu realisieren. Bei der Bereitstellung eines sicheren Remote-Zugangs zu geschäftskritischen Anwendungen und Daten zeigt sich beispielsweise, dass keine Organisation wie die andere ist. So verfügen einige Unternehmen bereits über eine VDI-Implementierung, andere sind davon jedoch noch weit entfernt.

IT-Service-Provider müssen dem Rechnung tragen und für verschiedenste Strukturen und Arbeitsumgebungen Lösungen entwickeln können, ohne dabei den laufenden Geschäftsbetrieb zu behindern. Es stellt sich auch die Frage, wie schnell eine groß angelegte VDI-Implementierung erfolgen kann und ob der Realisierungspartner internationale Projekte länderübergreifend umsetzen kann.

Kenneth Lindstroem ist Geschäftsführer der österreichischen Wipro-Tochter Cellent GmbH.