Knowledge Management - Syngroup : Sieben Tipps für betriebliches Wissensmanagement

Anforderungsgerechte Qualifikation der Mitarbeiter ist für Unternehmen ein Schüssel, um eine Top-Position zu erreichen oder zu halten. Viele unterhalten Weiterbildungs-Akademien für das Management. In den operativen Bereichen (Lager, Produktion, Qualitätssicherung) gibt es noch Nachholbedarf. Bei rasant steigenden Anforderungen reichen Trainings nach dem Gießkannen-Prinzip nicht mehr aus. Mitarbeiter sollen mehr denn je imstande sein, pro-aktiv zu agieren und Entscheidungen zu treffen. Anna Schleiffer, Wissensmanagement-Expertin beim Beratungshaus SynGroup, umreißt ein Problem vieler Unternehmen: „Oft wird das Wissen nicht strukturiert verteilt. Zum Beispiel werden viele Mitarbeiter bei Reklamationen nur gerüffelt, erfahren aber nicht, was sie konkret tun sollen, damit sich die Beschwerde nicht wiederholt.“ Oder es geht darum, Kundenwünsche präzise zu kommunizieren: „Viele Kunden liefern sehr genaue Spezifikationen, wie ein Produkt auszusehen hat. Der Mitarbeiter muss aber erklärt bekommen und verstehen, was die jeweilige Kundenvorgabe für seine Tätigkeit bedeutet.“ Wissensmanagement in der Praxis.Wie gelingt es nun, die notwendigen Qualifikationen rasch und systematisch aufzubauen, Know-how intern effizient und nachhaltig unternehmensweit weiterzugeben und sich dem Markt anzupassen, Talente zu erkennen, zu integrieren und zu entwickeln? Ein Praxisbeispiel, wie sich erfolgreicher Wissenstransfer auf operativer Ebene organisieren lässt. Ein europäischer Konzern führt auf Anforderung des Kunden eine neue Technologie ein – daraus entsteht Trainingsbedarf. Die herkömmliche Vorgehensweise wäre, einen Termin für alle 15 betroffenen Mitarbeiter zu organisieren. Stattdessen werden deren Vorkenntnisse mittels eines standardisierten Fragebogens (20 Fragen aus Theorie und Praxis) erhoben und ergeben einen jeweils unterschiedlichen Trainingsbedarf. Ein Mitarbeiter erreicht einen Level von über 90 Prozent und könnte damit selbst Trainer sein. Acht Mitarbeiter der Trainingsgruppe erreichen beim Vorwissen weniger als 50 Prozent. Aus der Schwankungsbreite von mehr als 40 Prozent beim Vorwissen ergibt sich folgendes Vorgehen: Mitarbeiter mit weniger Vorwissen erhalten ein Basis-Training, bevor sie am allgemeinen Training teilnehmen. Nach dem Basistraining kann das Qualifikationsniveau auf über 70 Prozent gesteigert werden - bei halbierter Schwankungsbreite. Für diese Vorgangsweise zur Sicherstellung von Trainingsergebnissen gibt es vom Kunden positives Feedback. 1. Strukturieren Sie die Wissengebiete in Modulen!Die Strukturierung relevanter Wissensgebiete in Module erleichtert den Überblick. Bereiche, in denen ein auftritt, werden identifiziert. Einzelne Module können je nach Einfluss auf Produktivität, Materialeffizienz und Reklamationen priorisiert werden. Ein Beispiel zur Kostenoptimierung bei einem Konzern mit 1500 Mitarbeitern: Eine Abteilung benötigt auftragsspezifisch sehr teure Werkzeuge für die Produktion. Im Jahr 2009 wurden rund 204 dieser Werkzeuge beschädigt, nach entsprechendem Training konnten die Schadensfälle auf 94 im Jahr 2010 gesenkt und so 55.000 Euro eingespart werden. Die einzige Investition: eine einstündige Schulung der Mitarbeiter durch den Abteilungsleiter, die, wo notwendig, vertiefend wiederholt wurde. 2. Dokumentieren Sie Praxis-Wissen!Standardisierte Schulungsunterlagen, die für die Zielgruppe maßgeschneidert (klar verständlich, reich bebildert, in den Unternehmenssprachen verfügbar) sind, erleichtern den Know-how-Transfer und sichern ein einheitliches Qualitätsniveau. Praxiswissen wird den Anwendern zugänglich gemacht und eine so eine unternehmens- oder gruppeninterne Wissensplattform/Bibliothek (z.B. Sharepoint, WIKI) aufgebaut. 3. Machen Sie Mitarbeiter zu Trainern!Der Aufbau einer internen Trainerorganisation schafft neue Perspektiven für Talente und interne Know-how-Träger - ein wichtiger Anreiz für Mitarbeiter, ihr Wissen als ihren wichtigsten Wettbewerbsfaktor zu teilen. Zudem sprechen interne Trainer die Sprache der eigenen Mitarbeiter, kennen Maschinen- und Kundenspezifika wie ihre Westentasche und erhöhen damit die Wirksamkeit und Glaubwürdigkeit der Trainings. Weitere positive Effekte: klare Verantwortungszuordnung. Trainingsqualität und -effektivität können durch Train-the-trainer-Maßnahmen gesteigert werden. 4. Trainieren Sie nicht nach dem Gießkannen-Prinzip (Check-Plan)!Vor der eigentlichen Planung der Trainings steht die Evaluierung der Mitarbeiterqualifikation und des Trainingsbedarfes. Basierend auf der Trainingsbedarfsanalyse werden im nächsten Schritt Trainingsziele und –inhalte definiert und mit der Personalentwicklung abgestimmt. Es empfiehlt sich die Auswahl einiger weniger Themenschwerpunkte. Danach wird eine Planung in Form eines Trainingskalenders erstellt und kontinuierlich aktualisiert. Qualifikationslevel, die Entwicklung der Key Performance Indicators (KPI) und Kundenfeedback (Reklamationen, Auditergebnisse) werden in die Trainingsplanung einbezogen. Schulungen werden so geplant, dass sie leicht mit dem Schichtbetrieb vereinbar sind (zum Beispiel durch Beschränkung der Dauer auf eine Stunde). Unternehmensinterne Trainer werden in den Planungsprozess genauso einbezogen wie Geschäftsführer, Produktionsleiter und HR. So wird sichergestellt, dass strategische Prioritäten im Trainingsprogramm berücksichtigt werden. 5. Führen Sie Schulungen standardisiert durch (Do)!Gewissenhafte Vorbereitung ist entscheidend für die Trainingsqualität. Je nach Trainingsinhalt (zum Beispiel neun standardisierte Module für alle relevanten Themen im Produktionsprozess, von Technologie bis Arbeitssicherheit) werden Schulungen an den Maschinen, im Labor oder im Trainingsraum durchgeführt. Der Trainingsraum sollte für die Durchführung von Trainings ausreichend ausgestattet sein (Beamer, Flipcharts, genügend Sitzplätze für alle Teilnehmer, etc.). Die Optimierung der Trainingsbedingungen begünstigt den Know-how-Transfer: So sind etwa Trainings nach der Nachtschicht zumeist ineffektiv. Standortübergreifende Trainings oder Best Practice-Transfer-Trainings mit Trainern aus Schwesterbetrieben sollten im Sinne der Effektivität jedenfalls in der Sprache der Teilnehmer stattfinden. 6. Messen Sie den Erfolg (Check)!Die Erfolgsmessung auf zwei Ebenen sichert die konsequente Nachverfolgung der Trainingseffizienz. Es empfiehlt sich, am Ende jeder Schulung einen kurzen Check durchzuführen, ob die Teilnehmer das Kommunizierte auch richtig verstanden haben. In den Wochen danach erfolgt ein weiterer Check, ob das Erlernte bei der Arbeit angewendet wird. Oft findet die angestrebte Verhaltensänderung nicht ohne konsequente Nachverfolgung durch die direkten Vorgesetzten statt. Mitarbeiter, die viele Jahre einen Arbeitsschritt auf eine bestimmte Weise verrichtet haben, ändern ihre Arbeitsweise nicht automatisch nach einem einstündigen Training. Die mehrmalige Wiederholung der Kernbotschaft des Trainings kombiniert mit dem aktiven „Darauf-aufmerksam-machen“ durch die Führungskräfte ist notwendig, um Verhaltensänderungen herbeizuführen. Der Praxis-Check sollte auf jeden Fall in dokumentierter Form durchgeführt werden (Fragebogen, Checkliste). Die aktive Verwendung von Trainingswerkzeugen, wie der Qualifikationsmatrix, erleichtern das Monitoring der Qualifikationsentwicklung. Aus Datenschutzgründen müssen die Testergebnisse geheim gehalten werden – nur HR und Trainer haben Zugang. 7. Evaluieren Sie die Ergebnisse!Führen Sie eine Abweichungsanalyse durch: bringen Schulungen den gewünschten Erfolg? Wenn nein, warum nicht? Dieses strukturierte Arbeiten mit Fragestellungen führt zu einem strukturierteren Umgang mit Problemen und deren Lösung. Expertin des MonatsAnna Schleiffer ist Expertin für operatives Wissensmanagement und Personalentwicklung bei der Industrie-Beratungsgruppe SynGroup. Das heimische Unternehmen betreute in fünf Büros weltweit bislang rund 500 internationale Industrieprojekte. Zu den Referenzkunden zählt AVL ebenso wie Lenzing, Greiner oder Tyrolit. Sie erreichen sie unter [email protected]