Meetings optimieren : Meetingitis: Woran Meetings scheitern

Je mehr, desto besser – das trifft bei Meetings wirklich nicht zu. Bei den Treffen sollten wirklich nur jene anwesend sein, deren Anwesenheit auch benötigt wird. Denn jeder, der in einem Meeting sitzt, geht während dieser Zeit nicht seiner normalen Arbeit nach – multipliziert mit vielen Mitarbeitern ergibt das schon einen gewaltigen Arbeitsberg, der zu dieser Zeit nicht erfüllt wird. Außerdem bedeuten Meetings mit vielen Menschen unweigerlich, dass entweder viele gar nicht zu Wort kommen werden oder jeder nur kurz – nicht gerade Sinn und Zweck einer wichtigen Unterhaltung.

Das Unternehmen Jansen zitiert eine Umfrage unter 635 leitenden Mitarbeitern verschiedenster Branchen mit erschütterndem Tenor: 83 Prozent der Befragten sagen, dass bei Meetings und Präsentationen zu häufig vom Thema abgekommen wird. Das kann oft mit dem ersten Punkt dieser Liste zusammenhängen – dass zu viele Leute im Raum sind und mitdiskutieren wollen. Doch auch in kleineren Runden ist das Festhalten an Nebensächlichkeiten und plötzliches Einschieben einer zeitraubenden Anekdote Gift für den eigentlichen Sinn des Meetings.

Meetings ohne Vorbereitung gehen gar nicht – und kommen doch ständig vor. Oft ist sogar die Person, die das Treffen einberuft, unvorbereitet. Die Folge: Wichtige Zeit wird verschwendet und den anderen Teilnehmern ein schlechtes Beispiel gesetzt. Außerdem wird das Thema, um das es gehen soll, wohl kaum hinreichend besprochen und es wird ein Folgetermin ausgemacht.

Was ist schlimmer als ein einstündiges Meeting, in dem nichts erreicht wird? – Ein zweistündiges. In mehr Zeit wird nicht unbedingt mehr besprochen und effektiv ausgemacht – oft bedeutet ein langes Meeting einfach nur, dass mehr vom Thema abgekommen wurde oder sich niemand vorher überlegt hat, welcher Zeitrahmen gesetzt werden soll. Viele Treffen dauern außerdem unnötig lange, weil nicht auf Pünktlichkeit geachtet wird. Schon fünf Minuten Verspätung können eine ganze Zeitlawine nach sich ziehen – irgendwer holt sich dann noch schnell einen Kaffee, der Verspätete muss erst seinen Laptop starten und beim nächsten Mal sind gleich noch mehr zu spät.

Egal, wie gut oder schlecht das Meeting lief – am schlimmsten ist natürlich, wenn es zu nichts führt. „Um langfristig befriedigende Meetings zu haben, müssen Entscheidungen dokumentiert werden“, sagt Unternehmensberaterin Anita Bischof. Denn was nicht festgehalten wird, wird leicht vergessen oder in der Erinnerung später verändert – bis sich niemand zuständig fühlt und das Meeting wieder einmal eine reine Zeitverschwendung war. Ebenso schlecht ist es natürlich, dass damit gerechnet wird, dass jemand Protokoll führt – aber niemand dafür eingeteilt wird.

Aber nicht nur durchdachte Abläufe und Inhalte können die Effizienz von Meetings steigern. Auch neue Technologien, welche das Präsentieren erleichtern, sollten in Betracht gezogen werden. Haben Sie beispielsweise schon einmal daran gedacht, Ihr unpraktisches Flipchart auszutauschen?

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(Entgeltliche Einschaltung)