Sponsored Content : Smart und digital: Kulturwandel in der HR-Abteilung

Der Trend ist eindeutig: Analoge Personalakten in Papierform haben ihre Schuldigkeit getan. Gerade einmal zwölf Prozent der Unternehmen verwalten ihre HR-Prozesse analog, hat die globale Human Capital Studie von Deloitte ergeben. Prognosen sagen: Bis 2020 sind fast 100 Prozent der Personalakten digital. Verständlich, wenn man bedenkt, dass die größte Belastung im HR-Bereich in administrativen Tätigkeiten liegt.

Platz- und kostensparend

Die Ablagearbeit wird weniger, der Aktenschrank massiv verschlankt und die Suche nach Informationen deutlich verkürzt. Nicht zuletzt hat das Arbeiten mit Papier ein Ende , was Druck- und Papierkosten senkt. Rund ein Viertel weniger Ausgaben fallen für Administratives an, wenn Mitarbeiterdaten über ein System verwaltet werden, sagen Analysen.

Mehr Zeit für Kernaufgaben

Mehr als ein Drittel des Aufwandes für Zeitmanagement fällt durch automatisierte Anwesenheitssysteme weg. Somit bleibt auch dem Personalwesen mehr Zeit für seine Kernaufgaben. Der Zeitgewinn setzt wertvolle Kapazitäten frei.

Transparenz

Alles über das Dienstverhältnis und sämtliche Informationen zum Mitarbeiter werden an einem Ort zusammengetragen. Eine zentrale Akte sorgt für Aktualität und unternehmensweite Transparenz. So entstehen auch Mitarbeitern, die ortsunabhängig arbeiten, viele Vorteile – und es schafft Vertrauen.

Kein Zugriff für Unbefugte

Die elektronische Lösung verhindert, dass Unbefugte Zugriff auf den Akt haben. Vorausgesetzt, das Unternehmen sichert und verwaltet im Sinne der Vertraulichkeit des Datenschutzes. Gerade kleineren und mittleren Unternehmen kann hier durch die Digitalisierung ein Vorteil entstehen.

Arbeitserleichterung

Während bei der Papierakte nur eine Person Einsicht hat, ermöglicht die digitale Akte mehreren Personen von unterschiedlichen Standorten aus zeitgleichen Zugriff. So können zu jeder Zeit benötigte Informationen abgerufen oder Daten mit externen Partnern wie Steuerberater oder Krankenkasse ausgetauscht werden – das erleichtert die Personalarbeit ungemein.

Personaler stehen zunehmend vor der Herausforderung, dass sich in den Unternehmen die Organisationsformen rasant wandeln werden. Bedingt durch einen generellen Kulturwandel in der Zusammenarbeit stehen nicht mehr streng hierarchische Strukturen im Vordergrund. Zukünftige Arbeitswelten werden verstärkt von Teamarbeit mit weitaus flacheren Hierarchien geprägt sein. In diesen Teams wird es wiederum immer mehr junge Mitarbeiter geben, die mit den digitalen Welten sozialisiert wurden. Sie sind mit den Mechanismen des Web bestens vertraut. Nicht nur, dass junge Arbeitnehmer die Technik als Selbstverständlichkeit erachten. Sie haben auch differenzierte Zugänge zu Arbeit und Beruf. Ihnen ist wichtig, dass sich ihre eigene Lebenswelt auch im Job abbildet, die von flexiblem Arbeiten geprägt sein wird. Die Digitalisierung der Prozesse hilft dies zu gewährleisten.

Insbesondere dezentrale Cloud-Lösungen liegen im Trend. Damit ist nicht nur ein ortsunabhängiges Arbeiten möglich. Die mobile Verfügbarkeit der Daten schafft Transparenz und ist eine wichtige Grundlage für das neue Teamplay im beruflichen Tagesgeschäft. Gutes und übersichtliches Kommunizieren erleichtert auch den Umgang mit der immer größer werdenden Diversität in den Unternehmen, die letztlich ein Gewinn ist. 50 Prozent der Führungskräfte sind laut einer Oxford Economics Executive Study davon überzeugt, dass sich Vielfalt auf die Unternehmenskultur positiv auswirkt. In 30 Prozent der Fälle sorgt sie sogar für finanziellen Gewinn. Entsprechende HR-Lösungen schaffen dafür wichtige strukturelle Voraussetzung. Sie bilden virtuelle Räume, in denen sich alle Mitarbeiter wiederfinden und haben so auch eine identitätsstiftende Komponente. Mit der neuen Mobilität vereinfachen sich aber auch alle Aspekte der klassischen Personalverwaltung. Und hat die Umstellung auf digitale Abwicklung, wie etwa im Fall der Zeiterfassung, bei Mitarbeitern einst mitunter Verwirrung gestiftet, so geht die Entwicklung hin zu höchst intuitiven Lösungen. Es gilt: Die Erfassung und Verwaltung der Daten soll so einfach sein wie das Bedienen einer App.

Übrigens: Warum eine digitale Personalakte die HR-Arbeit ungemein erleichtert, gibts kostenlos im Whitepaper nachzulesen.