ERP-Software : Praxisbericht: Mit dieser Software-Umstellung wird Neuland betreten

Pioniergeist gilt im Unternehmertum als eine Kardinaltugend. Gelegentlich gibt es aber dennoch Situationen, in denen niemand der Erste sein will. Etwa wenn es darum geht, ein großes IT-Projekt anzugehen, das vorher noch nie durchgeführt wurde und bei dem man daher auch nicht auf Erfahrungen von Vorgängern zurückgreifen kann.

Unterstützt von T-Systems und Scheer Austria hat sich Electro Terminal, der Tiroler Hersteller von elektromechanischen Komponenten, dennoch an ein solches Unterfangen gewagt. Als erstes österreichisches Unternehmen führte Electro Terminal eine Systemkonvertierung von einem alten ECC-System von SAP auf SAP S/4HANA durch.

Dass SAP mit dem Jahr 2025 den Support für die alten ECC-Systeme einstellt, war nur ein Grund, der dem Management von Electro Terminal die Entscheidung für eine Konversion erleichterte. „Eine noch größere Rolle spielte, dass schon heute neue Funktionalitäten nur noch für SAP S/4HANA entwickelt werden. Hätten wir nicht umgestellt, hätten wir uns sukzessive von immer mehr Ressourcen abgeschnitten“, sagt Leo Guggenberger, IT- Koordinator bei Electro Terminal.

Bislang wählten Unternehmen in dieser Situation allerdings nicht eine System-Konversion, sondern eine Green-Field-Installation, bei der das neue System von Grund auf neu aufgebaut wird. Bis es so weit ist, nutzen die User das alte System, das unangetastet bleibt.

Implementierungstechnisch einfacher, hat diese Vorgangsweise allerdings einen großen Nachteil: „Es dauert länger und es bedeutet für das betroffene Unternehmen einen größeren Aufwand, denn da muss jeder einzelne Prozess neu definiert werden“, erklärt Robert Fiala von T-Systems. Eine Systemkonversion hat hingegen den Vorzug, dass vieles aus der bestehenden Architektur übernommen werden kann. „Das ist für den Kunden bequemer, weil wir als IT-Dienstleister im Vorfeld sehr viel selbstständig vorbereiten können und das Involvement des Kunden erst relativ spät nötig wird.“

Kritisch sei hingegen der Cut-over. Da, anders als bei einer Green-Field-Installation, das neue System quasi über das alte gespielt wird, muss dieser Vorgang schnell, sicher und in einem Zeitfenster abgeschlossen werden, das die laufende Produktion nicht aufhält. Bei Electro Terminal war es das letzte Wochenende im April. „Wir hatten da wirklich einen minutengenauen Plan, den wir auch perfekt eingehalten haben“, sagt Fiala. Und er erzählt, dass außer rein technischen auch noch viele zusätzliche Details einzuplanen waren: „Eine solche Umstellung greift auch in die Kernprozesse des Unternehmens ein. Wir mussten an diesem Wochenende fertig werden, da sonst Produktion und Auslieferung stillgestanden wären.“

Sie standen nicht still. Am 2. Mai ging das neue System live. Damit hat Electro Terminal das von Anfang an deklarierte Ziel erreicht, seine IT für die Zukunft t zu machen: „Als nächster Schritt werden nun die neuen Funktionalitäten, die es eben nur für SAP S/4HANA gibt, evaluiert und bei Bedarf in unserem neuen System implementiert. Dies sind jeweils einzelne Projekte, welche nun nach der Migration folgen werden“, sagt Guggenberger.

Dass die Systemkonvertierung für Electro Terminal der bessere Weg war als eine Neuinstallation, erklärt der IT-Verantwortliche auch mit der spezifischen Struktur des Unternehmens. 2014 als Management Buy-out von der Zumtobel-Gruppe abgetrennt, hat das Unternehmen von Zumtobel ein SAP mit sehr vielen Modulen und sehr vielen Prozessen übernommen, allerdings mit verhältnismäßig wenig Daten, die migriert werden mussten: „Das hat die Konversion natürlich erleichtert.“

Inzwischen ist am Innsbrucker Archenweg, dem Sitz des Unternehmens, das neue S/4HANA fast schon wieder Alltag geworden. An die sehr intuitiv zu bedienenden SAP Fiori-Benutzeroberflächen gewöhnt man sich ebenso schnell wie an die spürbar bessere Performance der neuen Lösung.

Was ein weiterer Grund für den Umstieg ist. Bei der Markteinführung von SAP S/4HANA im Jahr 2015 war das noch nicht so. Da habe zwar, erzählen jedenfalls frühe Nutzer, das Finanzmodul bereits perfekt funktioniert, andere wie zum Beispiel jenes für Logistik verhielten sich bisweilen aber eigenwillig. Inzwischen, sagt Guggenberger, sei das behoben: „Das System funktioniert jetzt wirklich. Daher kann ich einen Umstieg guten Gewissens weiterempfehlen.“

Nicht zuletzt deshalb, weil es inzwischen auch ausreichend Berater-Know-how wie etwa bei den Electro Terminal-Partnern T-Systems und Scheer Austria gibt. Was sich aber ohnehin herumzusprechen beginnt. „Ich rechne damit, dass in Zukunft die Zahl der Unternehmen, die sich für einen Umstieg im Rahmen einer Systemkonversion entscheiden, steigen wird“, urteilt T-Systems-Manager Fiala. Denn bislang haben vor allem jene Unternehmen S/4HANA implementiert, die entweder noch gar kein SAP hatten oder deren SAP so veraltet und mit unnötiger Historie belastet war, dass ein Totalschnitt und ein Neuaufbau von Grund auf zwingend waren.

Je näher das Jahr 2025 rückt, desto häufiger werden aber auch jene Firmen auf S/4HANA umsteigen, die mit ihrem System im Prinzip zufrieden sind und es behalten möchten, aber natürlich trotzdem nicht auf den Support und die Neuentwicklungen von SAP verzichten wollen. „In so einem Fall ist eine Konversion auf jeden Fall eine gute Lösung“, findet Fiala.