Verbesserungsmanagement : Mitarbeiter als Verbesserungs-Manager

Kontinuierliche Verbesserungsprozesse zielen auf stetige Verbesserungen ab, um die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu stärken. Das implizit vorhandene Wissen der Mitarbeiter soll in explizite Ideen zur Verbesserung der vorherrschenden Arbeitssysteme umgewandelt werden. Verbesserungspotentiale bei Produkten und Prozessen sowie im Service sollen aufgezeigt und schrittweise realisiert werden. So können Unternehmen etwa Zeit sparen, Qualität steigern, Kosten reduzieren und Sicherheit gewährleisten.

KVP orientiert sich am sogenannten PDCA-Zyklus („Plan“-„Do“-„Check“-„Act“), der vom Qualitätsexperten Deming definiert wurde. Demnach erfolgt zuerst die Planung der Maßnahmen zur (Qualitäts-)verbesserung. Diese Maßnahmen werden anschließend im Unternehmen umgesetzt. Nach der Kontrolle der Wirksamkeit werden eventuelle Korrekturmaßnahmen eingeleitet.

Oft nutzen Unternehmen das Wissenspotential ihrer Mitarbeiter nicht ausreichend. Zwar haben Mitarbeiter in vielen Unternehmen die Möglichkeit, ihre Vorschläge für Verbesserungen auf ein Blatt Papier zu schreiben und dann in einen entsprechenden Postkasten zu werfen. Doch oft fallen einem Ideen ein, wenn man zur Ruhe kommt und nicht im täglichen Arbeitsgeschäft – dann ist der nächste „Ideenbriefkasten“ wahrscheinlich weit weg und die Idee gerät in Vergessenheit. Aber auch wenn der Briefkasten ganz nah ist: Oft ist es gar nicht einfach, einen Vorschlag in Worte zu fassen. Das Formulieren nimmt Zeit in Anspruch und Mitarbeiter, die sonst kaum am Arbeitsplatz schreiben, trauen sich möglicherweise auch gar nicht, ihre Vorschläge schriftlich an ihre Vorgesetzten weiterzugeben. Viele Ideen werden also gar nicht erst kommuniziert und können in Folge auch nicht umgesetzt werden. Dazu kommt der Aufwand in der Administration, die Vorschläge einzusammeln und digital zu erfassen. Und was ist letztendlich mit der Idee passiert? Oft erfahren die Mitarbeiter nicht, ob ihre Ideen angekommen sind bzw. umgesetzt oder verworfen wurden. So fehlt die Motivation, weitere Vorschläge einzubringen.

Damit vielversprechende Ideen zukünftig mehr zum Unternehmenserfolg beitragen, hat Fraunhofer Austria das klassische Vorschlagswesen mit Papier und Briefkasten „überholt“ und eine App für Mobiltelefone sowie Tablets entwickelt. Mitarbeiter können ihre Vorschläge mit geringem Aufwand nun ortsunabhängig erfassen – direkt am Arbeitsplatz oder aber auch auf der Couch, am Strand oder in der Straßenbahn. Denn während der „Ideenbriefkasten“ nicht immer greifbar ist, so ist es das Smartphone heutzutage meistens. Und auch die Hürde der Formulierung wird minimiert: Ideen können mittels Text, Bildern, Sprachaufnahmen oder Videos erklärt bzw. detailliert werden. So kann das Problem z.B. mit einem Foto oder Video dargestellt und der Verbesserungsvorschlag z.B. mittels Sprachaufnahme einfach und schnell aufgenommen werden.

Die KVP-App ist direkt mit einem konventionellen E-Mail-Account verbunden. So kann die Idee mit einem Knopfdruck an die für KVP zuständigen Personen im Unternehmen versendet und in einer Datenbank gesammelt werden. Durch den Einsatz der KVP-App wird die Qualität der Vorschläge verbessert und die KVP-Rate im Unternehmen erhöht. Die papierlose Handhabung reduziert außerdem den Aufwand in der Administration.

Dipl.-Ing. Thomas Edtmayr ist Gruppenleiter bei Fraunhofer Austria.