Wirtschaftliche Auswirkungen von COVID-19 : Hauptversammlungen in Zeiten von COVID-19: Das müssen Unternehmen beachten
Die aktuelle Covid-Situation wirkt sich nicht nur auf die Präsenz im Büro oder Produktionsbetrieben aus. Laut Regierung werden zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 Veranstaltungen gänzlich untersagt, weil sich an keinem Ort mehr als fünf Menschen auf einmal treffen sollen. Das bedeutet natürlich, dass auch Hauptversammlungen nicht durchgeführt werden dürfen, wenn mehr als fünf Personen teilnehmen. Bei den meisten Gesellschaften, insbesondere bei Publikumsgesellschaften, empfiehlt sich daher eine Verschiebung der Hauptversammlung, so CMS-Gesellschaftsrechtsexperte Sixtus Kraus. Für eine vorsorgliche Absage oder Terminverlegung von Versammlungen, die erst in einigen Wochen, so etwa im Mai stattfinden, bestehe aus derzeitiger Sicht keine Notwendigkeit, so die Rechtsanwaltskanzlei DLA Piper.
Palfinger hätte seine Hauptversammlung gestern, Mittwoch, abgehalten, die aufgrund von COVID-19 nun verschoben wird. Auch die Zumtobel-Hauptversammlung, die für den 27. März geplant gewesen wäre, wird auf unbestimmte Zeit verschoben. Auch Andritz hat entschieden, die Hauptversammlung auf unbestimmte Zeit zu verschieben, so Michael Buchbauer, Leiter Group Finance, Corporate Communications & Investor Relations bei Andritz. ABB wiederum hält am Termin seiner Generalversammlung am 26. März fest: Sie finde unter außerordentlichen Bedingungen statt, Aktionäre dürften nicht persönlich teilnehmen und würden daher gebeten, mittels Vollmacht an den unabhängigen Stimmrechtsvertreter abzustimmen. Auch AMAG, Schaeffler, die Deutsche Telekom oder RWE haben den Termin ihrer Hauptversammlung verschoben.
Gibt es die Möglichkeit, dass Aktionäre ihre Rechte auch über Online-, via Brief- oder Vertretungslösungen ausüben können?
Grundsätzlich muss ein Aktionär nicht persönlich in der HV erscheinen, sondern kann sich durch einen Dritten per Vollmachtserteilung vertreten lassen, bei vielen börsenotierten Gesellschaften funktioniert dies sogar elektronisch oder online. Dadurch können gefährdete oder auch nur besorgte Teilnehmer ihre Rechte (bei Vollmachtserteilung an den bei börsenotierten Gesellschaften üblichen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter allerdings nur ihr Stimmrecht) auch ohne physische Teilnahme ausüben. Eine Ausübung der Aktionärsrechte durch elektronische Kommunikation und eine Abstimmung per Brief sind nur möglich, wenn die Satzung dies vorsieht.
Satzungsregelungen, die eine Beschlussfassung in einem schriftlichen Verfahren aber auch mittels Telefon- oder Videokonferenz oder per telefonischen Rundruf vorsehen, sind also zulässig - das ist aber unabhängig von einer Satzungsregelung auch bei allseitigem Verzicht auf die Formen und Fristen der Einberufung und Abhaltung einer Gesellschafterversammlung, der ausdrücklich zu protokollieren ist, möglich. Von zentraler Bedeutung ist hier, dass sämtliche Gesellschafter mit dieser Vorgehensweise einverstanden sind.
In der Praxis kommen schriftliche Beschlussfassungen bereits jetzt häufiger vor; insbesondere bei Konzernstrukturen stellt die physische Versammlung die Ausnahme dar. Ganz allgemein ist zum gegebenen Zeitpunkt der Beschlussfassung im Umlaufweg der Vorzug zu geben. Skepsis könnte durch eine vorhergehende virtuelle Konferenz, z.B. über eine Videokonferenz oder als Telefonkonferenz begegnet werden. Nach der virtuellen Diskussion zwischen den Teilnehmern, kann immer noch eine schriftliche Beschlussfassung im Umlaufweg erfolgen. Wichtig ist, dass in Österreich Sternbeschlüsse möglich sind; das heißt es ist nicht notwendig, dass alle Gesellschafter nacheinander auf ein und demselben Dokument unterfertigen, sondern jeder Gesellschafter kann ein eigenes Dokument (mit demselben Inhalt) verwenden.
Die Möglichkeit der Vermeidung von Präsenzversammlungen besteht selbst bei solchen Vorgängen, die notariell zu beurkunden sind, wie etwa Satzungsänderungen. Praktisch wird dies auf Basis von Vollmachtserteilung und Beschlussfassung vor dem Notar im Vollmachtsnamen erfolgen. Derzeit wird dies möglicherweise organisatorisch erschwert und ist mit längeren Vorlaufzeiten zu rechnen. Hier bleibt es abzuwarten, wie sich der Notars- und Gerichtsbetrieb in den nächsten Wochen organisiert. Insbesondere für Maßnahmen, die erst mit Eintragung im Firmenbuch wirksam werden, sollte zeitgerecht die Implementierung organsiert werden.
Bei der KG bzw. der GmbH & Co. KG existieren keine vergleichbar detaillierten gesetzliche Vorgaben zur Art und Weise der Herbeiführung von Beschlüssen.
Sollte sich die Situation nicht bald entspannen, könnte es für manche Gesellschaften schwierig werden, die ordentliche Hauptversammlung abzuhalten?
Solange ein Versammlungsverbot besteht, geht dieses der Pflicht zum Abhalten der Hauptversammlung vor. Deshalb sind auch keine Zwangsstrafen zu befürchten, wenn die gesetzliche 8-Monats-Frist nach Ende des Geschäftsjahres überschritten wird. Denn die Pflicht zum Abhalten der ordentlichen Hauptversammlung wird durch die Pflichten nach dem Epidemiegesetz overruled. Es wird aber einer guten Corporate Governance entsprechen den Jahresabschluss, sobald er fertiggestellt und geprüft ist, auf die Homepage zu stellen und zur Abholung aufzulegen.
Könnte eine Aktiengesellschaft ihre Hauptversammlung elektronisch abhalten?
Eine rein virtuelle Hauptversammlung im Cyberspace lässt das Aktiengesetz derzeit nicht zu. Aber auch elektronische Kommunikationsmittel dürfen begleitend zur Präsenzversammlung nur eingesetzt werden, wenn dies die Satzung erlaubt. Fehlt die Erlaubnis der Satzung, muss daher zuerst in einer – physisch abzuhaltenden – Hauptversammlung die Satzung entsprechend geändert werden.
Zeigen die aktuellen Entwicklungen, dass es empfehlenswert ist, elektronische Kommunikationsmittel zu verwenden?
Die aktuellen Entwicklungen zeigen, dass elektronische Kommunikationsmittel ihren Beitrag dazu leisten, die Entscheidungsfähigkeit der Gesellschaft zu jeder Zeit sicherzustellen. Auf Grund anderer Gefahren sollte man nicht ausschließlich auf elektronische Kommunikationsmittel angewiesen sein; von vornherein auf sie zu verzichten kann aber von Nachteil sein.