Messe-Tipps : 5 Tipps für Ihren effizienten Auftritt
Messen sind äußerst wirkungsvolle Marketingplattformen - doch nur allzu oft steckt noch Potential in der Präsentation von Produkt und Unternehmen. Ob Sie Messestände mieten oder kaufen sollten, wie Sie Ihr standpersonal motivieren - und welche Marketingmaßnahmen Sie keinesfalls Vernachlässigen sollten: Fünf Tipps für Ihren nächsten Messeauftritt.
1. Hinterfragen Sie kritisch!
Klingt banal – und stellt trotzdem oft die erste, große Hürde dar: Die richtige Wahl der Veranstaltung. Sie nutzen Ihr Messebudget nur dann optimal, wenn Sie ein Forum wählen, das Ihrem Unternehmen UND Ihren Zielen gerecht wird. Wollen Sie neue Kunden werben oder steht Kundenpflege im Vordergrund? Wollen Sie ein neues Produkt vorstellen oder Imagepflege betreiben? Wollen Sie Ihren internationalen Bekanntheitsgrad steigern oder Ihre Position in der Region festigen?
Befragen Sie (potenzielle) Kunden, treten Sie in Kontakt mit dem Messeveranstalter und finden Sie heraus: Wie sind die (echten) Besucherzahlen? Wer stellt aus? Welche Bedeutung hat die Messe in der Branche? Worauf liegt der Fokus? Ist Ihre Zielgruppe anwesend? Wenn die Antworten auf diese Fragen zu Ihren Zielen passen, haben Sie gute Chancen, auf dieser Messe punkten zu können.
2. Planen Sie zwei bis sechs Monate Vorlauf!
Dass Veranstalter eine Lanze für die frühe Anmeldung brechen, ist naheliegend: So können sie besser planen und eventuell mit zugkräftigen Namen weitere Aussteller anlocken. Doch zumindest was die frühe Planung anbelangt treffen die Vorteile auch Aussteller: Die Chancen auf einen gut frequentierten Standplatz erhöhen sich – und der Auftritt kann professionalisiert werden.
"Es hängt natürlich davon ab, auf welcher Messe man wie ausstellt, aber grundsätzlich sollte man mindestens 2 Monate für die Vorbereitung einplanen", sagt Ina Sunkel von Easyfairs. Gernot Ortmann (KUKA) und Michael Hauser (Regro) empfehlen hingegen, rund 6 Monate für die Planung einzurechnen, um genug Zeit für Standkonzeption, Produktentwicklung und Dienstleistungsbeschaffung zu haben.
Bei neuen Messen sieht das Ganze jedoch etwas anders aus: Hier kann es klüger sein, erst einmal abzuwarten, was der Veranstalter zu bieten hat und welche anderen Aussteller er für die Messe gewinnen kann.
3. Beteiligen sie sich aktiv am Messe-Marketing!
Sie brauchen Besucher. Viele Besucher. Aber vor allem die richtigen Besucher. Kluges Einladungsmanagement und gezielte Werbung können Ihnen dabei helfen. Laden Sie nicht nur Kunden und Geschäftspartner ein, sondern sprechen Sie potenzielle Neukunden an: Archivieren Sie laufend die Kontaktdaten von interessanten Unternehmen. Beteiligen Sie sich am Online-Auftritt der Messe. Auch andere Medien sollten Sie ins Auge fassen: Sonderveröffentlichungen und Spezialberichte bieten Plattformen für Ihr Unternehmen. Bespielen Sie alle Kanäle – inklusive Social Media.
Auf der Messe sollte das Marketing nicht enden: Gewinnspielkarten am Messegelände, kleine Geschenke und strategisch platzierte Plakate machen Sie sichtbarer.
4. Optimieren Sie Ihr Budget!
Kosten wie Standplatzgebühr und Energiekosten am Messegelände sind beeinflussbar. Geschicktes Verhandeln kann hier sparen. Fragen Sie den Veranstalter auch nach Sonderangeboten zur Messe. Durch Partnerschaften mit Unterkünften und Dienstleistern (Hotels, Caterer, Reinigungsfirmen, Elektriker etc.) kann dieser häufig Vergünstigungen für Aussteller herausholen. Grundsätzlich gilt: Hotels sind mehrere Monate im Voraus um einiges günstiger als 3 Wochen vor der Messe.
Für Tätigkeiten wie Promotion oder Bewirtung könnten Sie auf Personal aus der Region zurückgreifen, um Anfahrts- und Übernachtungskosten zu sparen. Einige Veranstalter haben auch spezielle Messepakete im Angebot. Damit sich auch kleine und junge Unternehmen einen Messeauftritt leisten können, bietet zum Beispiel Reed Exhibitions "Starter-Pakete" mit zahlreichen Vergünstigungen und Sonderleistungen speziell für Unternehmen mit wenig bis keiner Messeerfahrung an.
5. Passen Sie Ihre Bühne an!
Informieren Sie sich beim Messeveranstalter über die Besucherverteilung bei mehrtägigen Veranstaltungen. So können Sie Ihre Personalplanung anpassen. Setzen Sie auf erstklassiges Personal, das sich mit dem Unternehmen und dem Produkt auskennt; vermeiden Sie, dass sich Personal am Stand wegen Überforderung oder Unsicherheit zurückzieht. Bonusprogramme (etwa für gesammelte Kontakte) sollten vereinbart werden.
Bei der Konzipierung des Messestandes gilt: Versuchen Sie auch, immer die Balance zwischen Information und Unterhaltung zu halten – zu viel Show lenkt oft vom eigentlichen Zweck des Messeauftritts ab. Oft genügen ein gut sichtbares Logo sowie ein besonderer Blickfang, um aufzufallen. Basisprogramme starten bei rund 150 €/m2 (inklusive Standmiete) pro Tag – für Luxus-Varianten können auch 1.200 €/m2 anfallen. Kaufen Sie, anstatt zu mieten: So sparen Sie sich Lager-, Wartungs-, Transport- und Aufbau- kosten. Verhandeln Sie auch da knallhart: Wenn Sie über regelmäßige Auftritte planen, können Mehrjahresaufträge signifikante Rabatte einbringen. (Lisa Schwarzenauer)