Meetings optimieren : 10 Tipps, wie Meetings effizienter werden

Mit diesen 10 Ratschlägen bekämpfen Sie Meetingitis!

Wer erreichen will, dass alle Anwesenden aufmerksam bleiben und das Meeting als dynamisch empfinden, teilt die Moderation am besten auf mehrere Personen auf. Es macht nichts, wenn nicht jeder der geborene Präsentator ist – hier geht es um Abwechslung und darum, mit sehr einfachen Mitteln anderen das Gefühl zu geben, ein wichtiger Bestandteil zu sein. Sie werden sehen – kaum wechselt die Moderation, rauscht eine neue Art Welle an Aufmerksamkeit durch den Seminarraum.

Nicht nur Zeit und Ort eines Meetings wollen gut gewählt sein, sondern auch die Agenda. Wird kunterbunt durch die Themenwelt des Unternehmens palavert, ist das weniger ein Meeting als eine Weihnachtsfeier. Setzen Sie im Vorhinein ein paar wenige Punkte an und achten Sie darauf, dass sich das Meeting daran hält. Nichts tötet einen konkreten Punkt so ab wie eine Diskussion zum allgemeinen Stand der Dinge. Auch zwei Meetings in Folge sind eine Möglichkeit – wobei es in der zweiten Besprechung um einen einzelnen Spezialpunkt geht und nur betroffene Mitarbeiter anwesend sind.

In jedem Meeting gibt es immer ein paar, die aussehen, als würden sie gleich wegnicken – klar, die Stühle sind auch verdammt bequem. Wie will man dagegen ankommen? Probieren Sie doch einmal eine Besprechung im Stehen. Was vorerst ungewöhnlich klingt, birgt mehrere Vorteile: Abwechslung sorgt für neue Impulse; niemand wird mehr einschlafen; und die Meetings werden mit Sicherheit knackig kurz – denn keiner wird mehr unnötig vom Thema abkommen und damit länger stehen.

Der Anfang ist entscheidend – auch im Meeting. Ein guter Start kann selbst mürrisch-müde Mitarbeiter auf die sonnige Seite locken. Sie können alle nach ihrem Befinden fragen, oder aber auch die Sache etwas aufpeppen. Stellen Sie doch einmal eine Frage, mit der niemand rechnet: „Was war Ihr Highlight diese Woche?“. Die Stimmung ist sogleich aufgelockert und eine vertrauensvolle Basis bereitet.

... und Gold zugleich. Schweigepausen in Meetings bedeuten nicht unbedingt etwas Schlechtes, denn möglicherweise kommt hier einem Mitarbeiter die zündende Idee. Bemüht sich hingegen jeder, bei der ersten Gelegenheit das Wort zu ergreifen, wird weniger auf das Gesprochene des Kollegen geachtet und die Chance ist hoch, dass die Aussagen nicht aufeinander aufbauen. Lassen Sie Gesprächspausen also bewusst zu und geben Sie sich auch selbst die Zeit, Ihre nächsten Worte wohl zu wählen.

Laut der Plattform Karrierebibel dauert ein durchschnittliches Meeting zwei Stunden und 45 Minuten – ein Fünftel aller Meetings ist sogar länger als fünf Stunden. Ganz klar, hier muss es Pausen geben. Doch wann und wie lange? Versuchen Sie es mit kurzen und überraschenden Pausen. Bereits in der Agenda anzugeben, um wie viel Uhr wie lange unterbrochen wird, bedeutet auch, dass die Teilnehmenden dem Punkt entgegenfiebern. Haben Sie jedoch bei einem Punkt im Gespräch den Eindruck, eine Pause würde jetzt nicht den Fluss stören, gewähren Sie sie spontan. Die Chance ist auch höher, dass die Mitarbeiter während der Pause das bisher Besprochene Revue passieren lassen und auf neue Einfälle kommen.

Eine Pause muss nicht bloß beim Kaffeeautomaten verbracht werden – besonders sinnvoll können Unterbrechungen des Meetings in der Form von Teams genutzt werden. Besonders bei großen Sitzungen ist diese Methode sinnvoll, da sich nun mehrere Grüppchen bilden können. Hier gehen die Mitarbeiter als Arbeitsgemeinschaft spezifische Punkte des Meetings an und kommen so noch einmal leichter zu Wort. Kommen dann alle Gruppen wieder in einem großen Kreis zusammen, werden sich viele neue Lösungsansätze und Impulse präsentieren.

Das Wort Meeting sollte nicht zu wörtlich genommen werden – Mitarbeiter treffen einander, doch eine Vorstellungsrunde oder Plauschpartie ist es nicht. Vermeiden Sie große Ausschweifungen, die durch Unordnung besonders am Anfang der Sitzung entstehen können, indem Sie sofort die Moderation ergreifen. Wenn jemand Neuer oder ein Gast zugegen ist, genügt eine kurze Einführung mit Namen und Position der Teilnehmer – ausführlicher muss man hier nicht werden.

Laut der deutschen Unternehmensberatung Jansen kritisieren mehr als die Hälfte aller leitenden Mitarbeiter, dass die Teilnehmer von Besprechungen sich zu wenig einbringen. Das könnte daran liegen, dass die Vertrauensbasis nicht stimmt und die Mitarbeiter glauben, was sie sagen, fällt auf taube Ohren. Machen Sie daher von Anfang an klar, dass Sie an jedermanns Meinung interessiert sind und versichern Sie gegebenenfalls, dass alles Gesagte den Raum nicht verlassen wird. Wer sich gehört und geachtet fühlt, wird auch reden – und so möglicherweise wichtige Ideen präsentieren.

Wenn Sie schließlich mit einem guten Gefühl aus einem ertrag- und abwechslungsreichen Meeting gehen, in dem niemand eingeschlafen ist – dann gehen Sie auch sicher, dass dieses Gefühl anhält. Es wäre schade, wenn das erfolgreiche Treffen effektlos bleibt, weil alles Gesagte und Ausgemachte im Sand versickert. Stellen Sie daher schon vor dem Meeting klar, wer Protokoll führt und dieses hinterher an alle Teilnehmer verschickt. Zusätzlich können Sie am Ende der Besprechung zu konkreten Punkten konkrete Erwartungen formulieren – etwa welche Maßnahme Sie bis wann umgesetzt sehen wollen. So fällt es auch Mitarbeitern leichter, das Besprochene in die Praxis umzusetzen und die positiven Auswirkungen des Meetings zu erkennen.

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