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Zufriedene Mitarbeiter ab dem ersten Tag

Oft bedeuten die ersten Wochen im neuen Job eine große Ernüchterung. Das wichtige Thema Onboarding wird in Betrieben nach wie vor stark missachtet – ein Fehler.

Neue Mitarbeiter finden sich oft in einer paradoxen Situation wieder. Im Zuge des Bewerbungsprozesses konnten sie sehr viel Selbstbewusstsein tanken. Sie haben alle Mitbewerber um den Job ausgestochen und damit viel Bestätigung und Aufmerksamkeit erhalten. Doch sehr oft folgt der Stärkung des Egos ein harter Aufprall. Nämlich genau dann, wenn aus dem Bewerber ein Mitarbeiter wird. Blicke in die Praxis und einschlägige Studien zeigen: Ein Großteil der Unternehmen beschäftigt sich viel zu wenig mit der Qualität des Onboardings – mit dem Ergebnis, dass sich viele Mitarbeiter bestellt, aber nicht abgeholt fühlen.

Denn das Unternehmen hat bis zu diesem Zeitpunkt viele Ressourcen in die Nachbesetzung investiert. Ein leichtfertiger Umgang in Sachen Einarbeiten neuer Mitarbeiter macht viele Mühen zunichte und bedeutet unter dem Strich einen wirtschaftlichen Schaden für den Betrieb, wenn sich die Fachkraft nach der Probezeit verabschiedet. Doch oft mangelt es nicht nur an der inhaltlichen und fachlichen Seite des Einarbeitungsprozesses.

Der erste Eindruck wiegt schwer

Genauso gilt es, neue Mitarbeiter an die Unternehmenskultur und vor allem an die Kollegen heranzuführen. Die Beschaffenheit des Arbeitsumfelds ist ein wesentlicher Faktor, was die längerfristige Bindung betrifft. Und eine gute Mitarbeiterbindung entsteht nicht von alleine, sondern ist harte Arbeit, die nicht früh genug beginnen kann. Denn auch für Unternehmen gilt: Eine zweite Chance, um einen ersten Eindruck zu vermitteln, gibt es nicht.

Häufig sind es nur kleine Willkommensgesten, die für große atmosphärische Qualitäten sorgen können. Immer mehr Unternehmen sind daher bereits in der Bewerbungsphase stark darauf bedacht, ein sehr positives Bild zu vermitteln. Doch es handelt sich nach wie vor um Ausnahmen.

© Photo by Belinda Fewings on Unsplash

Ein organisatorisches Problem

Wobei mangelhaftes Onboarding in vielen Fällen ein organisatorisches Problem darstellt. Weil es in den Unternehmen diesbezüglich häufig keine klaren Zuständigkeiten gibt. Zudem bedeutet das Einarbeiten neuer Kollegen in vielen Betrieben eine Aufgabe, um die sich nicht jeder Mitarbeiter reißt. Dazu kommt: Wer selbst halbherzig eingearbeitet wurde, wird dazu verleitet, dieser wichtigen Aufgabe später einmal ebenso wenig Bedeutung beizumessen – ein Teufelskreis. Immer mehr Betriebe gehen daher dazu über, diese Abläufe zu standardisieren, um für eine Automatisierung der Prozesse mittels HR-Software zu sorgen.

Ein Bündel an Aufgaben

Dabei zeigt sich oft erst, welche Fülle an Maßnahmen und Informationen im Zuge eines effizienten Onboardings eigentlich notwendig ist, um Mitarbeiter gut an ihre neue berufliche Situation heranzuführen.

- Neue Mitarbeiter sollten bereits vorab Informationen über das Unternehmen erhalten (interne Strukturen)

- Alle Arbeitsmittel müssen von Beginn an zur Verfügung stehen

- Aufgabengebiete gehören klar abgesteckt (Rolle des neuen Kollegen muss definiert sein)

- Neue Mitarbeiter sind in alle Veranstaltungsaktivitäten der Firma einzubinden

- Regelmäßiges Feedback gibt große Sicherheit

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Digitales Onboarding schafft Strukturen

Klar ist: Ein gelungenes Onboarding betrifft Organisatorisches ebenso wie Technisches, Soziales und Fachliches. Mit der digitalen Abbildung dieser sehr unterschiedlich beschaffenen Prozesse, die sich meistens quer über das Unternehmen verteilen, wird dem Onboarding ein klarer Rahmen verliehen. Statt dicke Dokumentenordner zu wälzen, fließen die Informationen etwa via App. Digitale Lösungen bieten aber genauso entsprechende Kommunikationskanäle. Auch stellt sich die Frage nach gewissen Zuständigkeiten nicht mehr. Ein strukturiertes Einarbeiten mit klaren Verteilungen wird ermöglicht.

Doch vor allem bedeuten digitale Onboarding-Prozesse ein solides Fundament für jede weitere Frage hinsichtlich der Personalentwicklung. Denn die Kanäle von HR-Software-Lösungen lassen sich im Prinzip beliebig bespielen. Sämtliche Arten der Wissensvermittlung bis hin zu Weiterbildungsmaßnahmen im Bereich des E-Learning können auf diesem Weg ebenso abgewickelt werden, wie Betriebe so unmittelbar wie noch nie mit den Mitarbeitern kommunizieren können – etwa um wichtige Unternehmensziele entsprechend zu transportieren.