Rechtstipp : "Hybrides Arbeiten - die Herausforderungen"
Im Rahmen eines hybriden Arbeitsmodells verrichten Arbeitnehmer ihre Arbeitsleistungen an bestimmten Tagen im Büro und an anderen Tagen im mobilen Office, etwa von zuhause aus, aber auch von unterwegs (zB im Zug) und anderen Orten, wie öffentlichen Plätzen oder Co-Working-Spaces.
Dieses Arbeitsmodell hat aufgrund der Covid-19 Pandemie an Bedeutung gewonnen und hat für Arbeitgeber und Arbeitnehmer viele Vorteile. Arbeitnehmer ersparen sich an mobilen Tagen den Weg in die Arbeit und können ihren Alltag flexibler gestalten. In Extremfällen bestimmen Arbeitnehmer sogar den Ort, an dem Sie ihre Arbeit verrichten. Dadurch kann es zu einer völligen Entgrenzung des Arbeitsortes kommen. Arbeitgeber können die freiwerdenden Büroräumlichkeiten anderweitig nutzen bzw. das Büro sogar verkleinern und dadurch ihre Betriebskosten langfristig senken. Unbestritten ist auch, dass Arbeitgeber mit mobilen oder hybriden Arbeitsmodellen für Arbeitnehmer besonders attraktiv sind.
Nichtsdestotrotz stellen hybride Arbeitsmodelle Arbeitgeber häufig vor Herausforderungen und bergen Risiken. Nicht selten sind Unternehmen nämlich mit Ersatzansprüchen von Arbeitnehmern wegen der Anschaffungen von Geräten oder Arbeitsmaterial für das mobile Office oder wegen geleisteten aber vom Arbeitgeber nicht angeordneten Überstunden konfrontiert. Eine klare Vereinbarung mit den Arbeitnehmern zum hybriden Arbeiten kann diese Risiken minimieren. Darüber hinaus müssen auch umfassende Maßnahmen zum Arbeitnehmerschutz und zur Datensicherheit ergriffen werden. Dem Arbeitnehmerschutz entsprechend, müssen mögliche Gefahren des mobilen Offices evaluiert und weitestgehend reduziert werden. Können Arbeitnehmer den Arbeitsort im mobilen Office völlig flexibel bestimmen, ist eine umfassende Gefahrenevaluierung in der Praxis schwierig. Bei Arbeitsunfällen könnten Unternehmen im worst case dann Schadenersatzansprüchen ausgesetzt werden. Aber auch der Einhaltung von datenschutzrechtlichen Standards gem. der DSGVO bzw. dem DSG kommt besondere Bedeutung zu, denn Verstöße werden mit empfindlichen Strafen geahndet. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherung des Datenschutzes im mobilen Office müssen daher ausnahmslos und unabhängig davon, wo oder wann Arbeitnehmer ihre Arbeit verrichten, stets sichergestellt. Neben diesen Aspekten verursachen hybride Arbeitsmodelle ferner einen nicht unerheblichen administrativen Aufwand. Denn die aktuellen steuerrechtlichen Regelungen verpflichten Unternehmen dazu, die Anzahl der Home Office Tage je Arbeitnehmer und je Kalendermonat aufzuzeichnen und diese am Gehaltszettel zu vermerken. Darüber hinaus haben Unternehmen die Möglichkeit, eine Home-Office-Pauschale in Höhe von maximal EUR 300,- jährlich für Arbeitnehmer geltend zu machen. Die Geltendmachung dieser Steuerbegünstigung begründet aber eine Stolperfalle für Arbeitgeber. Denn sie kann rechtssicher nur auf Basis einer schriftlichen Vereinbarung umgesetzt werden. Ansonsten drohen dem Unternehmen Rückforderungen durch das Finanzamt.
Zusammengefasst ist die Implementierung eines hybriden Arbeitsmodells klar zu befürworten. Unternehmen sollten hybride Arbeitsmodelle aber nicht übereilt umsetzen, sondern vielmehr im Vorfeld ein rechtssicheres Konzept erstellen, welches den bestehenden rechtlichen Herausforderungen des hybriden Arbeitens gerecht wird.
Andrea Haiden, ist Rechtsanwältin bei Baker McKenzie in Wien und spezialisiert auf Arbeitsrecht.
17. Dezember 2021. Bis dahin sind die Vorgaben der Whistleblower-Richtlinie vom österr. Gesetzgeber umzusetzen. Unternehmen mit mehr als 250 MitarbeiterInnen trifft ab diesem Zeitpunkt die Pflicht zur Einrichtung wirksamer interner Meldekanäle.
Die Deadline zur Umsetzung rückt immer näher. Viele Unternehmen warten allerdings auf den österreichischen Umsetzungsakt und wenden sich nur zögerlich der Richtlinie zu. Dabei besteht jetzt schon dringender Handlungsbedarf, weil die Richtlinie nicht nur an das System selbst sondern auch an die Behandlung von Hinweisen klare Anforderungen stellt, die so leicht nicht zu erfüllen sind. Beginnend bei einer generellen Pflicht zur Einrichtung interner Meldekanäle reichen die Anforderungen unter anderem bis hin zu Datenschutz- und Vertraulichkeitserfordernissen, Zuständigkeitsregelungen, Bearbeitungsfristen, Informationspflichten und Ergreifung von geeigneten Folgemaßnahmen samt Rückmeldung an den Hinweisgeber.
Wird kein wirksames internes Hinweisgebersystem eingerichtet, können sich Hinweisgeber sofort an die Strafverfolgungsbehörden bzw. die Medien wenden. Das gilt es aus der Sicht des Unternehmens zu verhindern. Unternehmen, die das Melden von Missständen behindern bzw. zu behindern versuchen, haben mit empfindlichen Strafen zu rechnen.
Fazit: Trotz zögerlicher Umsetzung ins nationale Recht sind Unternehmen gut beraten, sich schon jetzt mit der Whistleblower-Richtlinie zu beschäftigen, weil die Implementierung eines Hinweisgebersystems samt der dahinterliegenden Prozesse Zeit benötigt. Unternehmen laufen sonst Gefahr, dass die erste Reihe an Hinweisen nicht intern erfolgt sondern unmittelbar an Strafverfolgungsbehörden.
Alexander Petsche ist Partner und Abanoub Abd El Malak ist juristischer Mitarbeiter von Baker McKenzie in Wien.