Rechtstipp

"Hybrides Arbeiten - die Herausforderungen"

Hybride Arbeitsmodelle stellen Arbeitgeber häufig vor Herausforderungen. Warum deren Umsetzung sich für Unternehmen zumeist dennoch lohnt.

Recht Rechtstipp Baker McKenzie

Im Rahmen eines hybriden Arbeitsmodells verrichten Arbeitnehmer ihre Arbeitsleistungen an bestimmten Tagen im Büro und an anderen Tagen im mobilen Office, etwa von zuhause aus, aber auch von unterwegs (zB im Zug) und anderen Orten, wie öffentlichen Plätzen oder Co-Working-Spaces.
Dieses Arbeitsmodell hat aufgrund der Covid-19 Pandemie an Bedeutung gewonnen und hat für Arbeitgeber und Arbeitnehmer viele Vorteile. Arbeitnehmer ersparen sich an mobilen Tagen den Weg in die Arbeit und können ihren Alltag flexibler gestalten. In Extremfällen bestimmen Arbeitnehmer sogar den Ort, an dem Sie ihre Arbeit verrichten. Dadurch kann es zu einer völligen Entgrenzung des Arbeitsortes kommen. Arbeitgeber können die freiwerdenden Büroräumlichkeiten anderweitig nutzen bzw. das Büro sogar verkleinern und dadurch ihre Betriebskosten langfristig senken. Unbestritten ist auch, dass Arbeitgeber mit mobilen oder hybriden Arbeitsmodellen für Arbeitnehmer besonders attraktiv sind.

Nichtsdestotrotz stellen hybride Arbeitsmodelle Arbeitgeber häufig vor Herausforderungen und bergen Risiken. Nicht selten sind Unternehmen nämlich mit Ersatzansprüchen von Arbeitnehmern wegen der Anschaffungen von Geräten oder Arbeitsmaterial für das mobile Office oder wegen geleisteten aber vom Arbeitgeber nicht angeordneten Überstunden konfrontiert. Eine klare Vereinbarung mit den Arbeitnehmern zum hybriden Arbeiten kann diese Risiken minimieren. Darüber hinaus müssen auch umfassende Maßnahmen zum Arbeitnehmerschutz und zur Datensicherheit ergriffen werden. Dem Arbeitnehmerschutz entsprechend, müssen mögliche Gefahren des mobilen Offices evaluiert und weitestgehend reduziert werden. Können Arbeitnehmer den Arbeitsort im mobilen Office völlig flexibel bestimmen, ist eine umfassende Gefahrenevaluierung in der Praxis schwierig. Bei Arbeitsunfällen könnten Unternehmen im worst case dann Schadenersatzansprüchen ausgesetzt werden. Aber auch der Einhaltung von datenschutzrechtlichen Standards gem. der DSGVO bzw. dem DSG kommt besondere Bedeutung zu, denn Verstöße werden mit empfindlichen Strafen geahndet. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherung des Datenschutzes im mobilen Office müssen daher ausnahmslos und unabhängig davon, wo oder wann Arbeitnehmer ihre Arbeit verrichten, stets sichergestellt. Neben diesen Aspekten verursachen hybride Arbeitsmodelle ferner einen nicht unerheblichen administrativen Aufwand. Denn die aktuellen steuerrechtlichen Regelungen verpflichten Unternehmen dazu, die Anzahl der Home Office Tage je Arbeitnehmer und je Kalendermonat aufzuzeichnen und diese am Gehaltszettel zu vermerken. Darüber hinaus haben Unternehmen die Möglichkeit, eine Home-Office-Pauschale in Höhe von maximal EUR 300,- jährlich für Arbeitnehmer geltend zu machen. Die Geltendmachung dieser Steuerbegünstigung begründet aber eine Stolperfalle für Arbeitgeber. Denn sie kann rechtssicher nur auf Basis einer schriftlichen Vereinbarung umgesetzt werden. Ansonsten drohen dem Unternehmen Rückforderungen durch das Finanzamt.

Zusammengefasst ist die Implementierung eines hybriden Arbeitsmodells klar zu befürworten. Unternehmen sollten hybride Arbeitsmodelle aber nicht übereilt umsetzen, sondern vielmehr im Vorfeld ein rechtssicheres Konzept erstellen, welches den bestehenden rechtlichen Herausforderungen des hybriden Arbeitens gerecht wird.

White Paper zum Thema

Andrea Haiden, ist Rechtsanwältin bei Baker McKenzie in Wien und spezialisiert auf Arbeitsrecht.