Datenzugriff : Hochfunktionales DMS

Mithilfe des Moduls lässt sich in Anbindung an die Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösung sou.matrixx des ERP-Spezialisten SOU der Aufwand an Zeit und Kosten für Ablage, Rückstellungen und Wiedervorlagen deutlich reduzieren. Dies minimiert gleichzeitig auch nachhaltig die Reaktionszeiten im Kundenkontakt.

Nicht zuletzt aufgrund von Vorgaben des Gesetzgebers ist es in jedem Unternehmen notwendig, Dokumente zuverlässig zu verwalten und dabei die Zugriffszeiten möglichst kurz zu halten. In diesem Zusammenhang gewährleistet sou.matrixx_DMS ein einfaches Handling – auch im mobilen Einsatz via Smartphone, Laptop und Tablet. Alle Papierdokumente werden flexibel in digitalen Formaten erfasst, geordnet, bearbeitet und verteilt; hierfür können entsprechende dynamische Ordnerstrukturen erstellt werden. Bedienerfreundliche Suchfunktionen garantieren eine lückenlose Auftragsverfolgung und ersparen zugleich aufwändige Recherchen, indem serverseitig OCR (Optical Character Recognition) als Volltexterkennung die Stichwortsuche innerhalb der Dateien ermöglicht. Mit der Generierung von Workflows durch eine eindeutige Zuordnung sämtlicher korrespondierenden Informationen zu betriebswirtschaftlichen Vorgängen fungiert das Archivierungs­system zudem als leistungsfähige Dokumentenablage.

Der Web-Client von sou.matrixx_DMS ermöglicht ohne viel Administrations­aufwand ganzen Unternehmensbereichen den Zugang zu den elektronischen Prozessen. Über den DMS-Desktop stehen wichtige DMS-Funktionalitäten vollintegriert in Outlook, Word, Excel und PowerPoint zur Verfügung. Ein Wechsel der Applikationen ist hierbei nicht nötig, so dass die User wesentlich schneller und komfortabler arbeiten. Mittels „Print&Archive“ können Belege sowie gedruckte oder als PDF erzeugte Dokumente dank konfigurierbarer Businessregeln automatisiert archiviert und abgelegt werden; für die wichtigsten Standardfälle stehen Templates bereit. „Click&Find“ bietet die Möglichkeit, aus jeder Fach­anwendung heraus per Klick beispielsweise auf eine Auftrags- oder Rechnungs­nummer sämtliche zum Vorgang vorhandenen Dokumente automatisch anzuzeigen. Mit der sogenannten DropZone, einem völlig neuen Bedien­konzept, sind einzelne Funktionen in Form einer Kachel verfügbar. Die dahinter liegende Business-Logik ist jeweils frei definierbar – indem der Anwender etwa ein Dokument auf die jeweilige DropZone zieht, löst er gemäß der hinterlegten Regel die Verarbeitung aus, zum Beispiel dessen Archivierung oder den Start eines Workflows.