Serie ec austria

Großer Empfang

Überschaubare Kosten lassen Managed Services immer attraktiver werden. Vor allem kleinere Unternehmen profitieren.

Serie ec austria

Nach der nahezu schon sprichwörtlichen „Konzentration auf das Kerngeschäft“ wird gern gerufen, wenn es gilt, Unternehmen fit für den Wettbewerb zu machen. In der unternehmerischen Realität spiegelt sich das aber nicht immer wider.

Zwar bestätigt eine Studie der Kapsch BusinessCom, dass immerhin 52 Prozent aller in Österreich befragten Unternehmen zumindest Teile ihrer IT ausgelagert haben. Aber gerade die kleineren Unternehmen (50 bis 249 Mitarbeiter) weisen die geringste Auslagerungsquote auf.

Dabei ist der IT-Betrieb für kleine Unternehmen mit vergleichsweise höheren Kosten verbunden. Und die kleinen IT-Abteilungen sind oft auch nicht in der Lage, das ganze Spektrum des benötigten IT-Know-hows aufzubauen. Wer einmal den Schritt ins Outsourcing gemacht hat, bereut ihn zumeist nicht: Knapp 90 % sind mit den Leistungen ihrer Outsourcing-Partner zufrieden, 22 % davon sogar sehr.

White Paper zum Thema

Günstig

Einer der ersten Auslagerungskandidaten ist heute der IT-Arbeitsplatz. Ein moderner Arbeitsplatz sollte technologisch immer up to date sein und flexibel genug, um sich an die Bedürfnisse der Mitarbeiter und an wechselnde Unternehmensbedingungen anpassen zu können. „Und dazu sollte er möglichst günstig im Betrieb sein“, sagt Robert Gerdenits, Kapsch BusinessCom, „das kann vor allem für kleine und mittlere Unternehmen zu einer Herausforderung werden. Das macht Managed Workspace als Service zum monatlichen Fixpreis für sie interessant.“

Der Servicepartner kümmert sich um alles rund um den Arbeitsplatz, von der Hardwareanschaffung über das Lizenzmanagement bis hin zu Wartung und Servicedesk. „Und in der Gesamtkostenbetrachtung – Total Cost of Ownership – ist der Umstieg auf Managed Workspace günstiger als der Kauf“, betont Gerdenits.

Selten

Mit Blick auf die Kosten bietet sich ein Managed Service auch dann an, wenn die Lösung selten benötigt wird. Das gilt gerade für Alarminfrastrukturen. Heute werden Sirenen und Lautsprecher zunehmend mit dem Telefon als Alarmierungsmittel ergänzt oder auch durch dieses ersetzt. „Das Handy haben die Mitarbeiter praktisch immer bei sich, darauf kann man sich verlassen“, sagt Markus Buchner, Geschäftsführer der atms, „damit erreicht man sie nicht nur am Werksgelände, sondern auch außerhalb.“

Sollte es einen Zwischenfall gegeben haben, können also auch die Mitarbeiter der nächsten Schicht per SMS informiert werden und wissen so, was sie erwartet und wie sie sich zu verhalten haben. Das SMS-Alarmsystem von atms ist interaktiv aufgebaut. Die betroffenen Mitarbeiter bekommen eine SMS, lesen den kurzen Text und werden im Bedarfsfall per Tastendruck in eine Sprachbox verbunden, um dort detailliertere Anweisungen zu empfangen.

Das Managed Service eignet sich nicht nur für Notfälle, sondern auch für das Personalmanagement. Sollte etwa kurzfristig zusätzlicher Personalbedarf entstehen, geht eine entsprechende Kurznachricht an alle Mitarbeiter. Sobald sich ausreichend viele per Tastendruck gemeldet haben, versendet das System automatisch eine weitere SMS, dass keine weiteren Aushilfen benötigt werden.

Benutzerfeundlich

Im Auftrag der Asfinag entwickelte Raiffeisen Informatik das Zentralsystem der österreichischen Lkw-Maut und nahm es 2004 in Betrieb. Seither sorgt Österreichs größter IT-Anbieter nicht nur für die permanente Weiterentwicklung des Lkw-Mautsystems, sondern auch für seinen zuverlässigen IT-Betrieb.

Raiffeisen Informatik verantwortet die Führung der Kunden- und Vertragsdaten, das Reporting-System, das Deliktmanagement, die Zahlungsabwicklung und die Verrechnung sowie den Druckoutput. Innerhalb von zehn Jahren wurden 6,2 Milliarden Mauttransaktionen abgewickelt und 36 Millionen Rechnungen ausgestellt.

Dabei steht immer die Benutzerfreundlichkeit im Mittelpunkt. So sorgt etwa ein einfach zu bedienender Selfcare-Auftritt im Internet für noch einfacheres Handling für Go-Maut-Kunden. Und EasyGo+ gilt als wichtiger Schritt hin zu einem einheitlichen europäischen Mautdienst. Das von Raiffeisen Informatik abgewickelte Projekt zielt auf die Interoperabilität des österreichischen mit skandinavischen Mautsystemen ab. Bereits seit 2011 ist das österreichische Mautsystem für Lkw und Bus mit dem deutschen System verbunden.

„Unsere Kunden können bei der Auslagerung ihrer Daten und Services stets auf höchste Verfügbarkeit und aus- fallsichere Infrastrukturen vertrauen“, sagt Hannes Pfneiszl, Raiffeisen Informatik. „Seit Inbetriebnahme des österreichischen Lkw-Mautsystems konnten wir einen mustergültigen Qualitätsstandard auf bauen und diesen laufend weiterentwickeln.“

Produktiv

Ein Großteil der Geschäftsprozesse in den Unternehmen basiert auf Dokumenten. Und es werden immer mehr. Wer angesichts dieser Datenmassen noch produktiv bleiben will, muss einen möglichst effizienten Weg finden, aus den meist unstrukturierten Dokumenten die benötigten Informationen zu gewinnen.

„Darauf haben wir reagiert, indem wir alle unsere Aktivitäten, die den reibungslosen Fluss von Informationen in Unternehmen sicherstellen, unter dem Begriff Managed Content Services gebündelt haben“, sagt Johannes Bischof, Geschäftsführer Konica Minolta Business Solutions Österreich und Deutschland, „ab sofort ist ein eigenes Team für diesen Bereich zuständig.“

Allein schon die zunehmende Vielfalt von Informationsmedien erhöht die Anforderungen. „Die Komplexität, die sich schon bei der Erfassung der Informationen zeigt, zieht sich dann durch alle Bereiche. Angesichts dessen ist unsere Expertise – mehr als 40 Jahre Erfahrung mit Bürokommunikation – ein Eckpfeiler einer effektiven Content- Management-Strategie“, meint Bischof. Im Zentrum steht dabei die sichere und gesetzeskonforme Verwaltung der Informationen bis zur Archivierung und schließlich der Entsorgung.

(Christian Stemberger)

Diese Artikelserie entsteht in Kooperation mit der Plattform economyaustria.at