Outsourcing : Geben Sie Ihre Zahlen ab!

Die Schuhschachtel hat ausgedient. Dabei war sie noch bis vor wenigen Jahren das Hauptwerkzeug, wenn es darum ging, Buchhaltung auszulagern. Alle Belege kamen in die Schachtel, wurden zum Steuerberater getragen, der sie dann ordentlich verbuchte. Die etwas vornehmere Form der Schuhschachtel bildete der sogenannte Pendelordner. Der kam nicht wie die Schuhschachtel einmal im Jahr, sondern monatlich. Das Prinzip blieb aber das gleiche: Der Buchhalter oder Steuerberater ordnete, was der Kunde zu ordnen nicht in der Lage war. Dementsprechend gestaltete sich auch die Klientel, die diese Leistung in Anspruch nahm: Kleinunternehmer, Selbständige, Nebengewerbetreibende, die weder das Wissen noch die Lust hatten, sich um Buchhaltungsfragen zu kümmern.

Seit einiger Zeit allerdings, konstatieren Fachleute, wende sich das Blatt. „Vor zehn oder fünf Jahren hätte ich noch gesagt, der klassische Buchhaltung-Outsourcer, das ist das kleine Unternehmen. Doch heute ist bei uns die ganze Bandbreite an Kunden vertreten, die ihre Buchhaltung auslagern. Vom kleinen Unternehmen mit fünf Angestellten bis zur Kapitalgesellschaft mit über 100 Millionen Euro Umsatz im Jahr“, erzählt Gernot Schuster, Partner bei Deloitte Österreich.

Auch für große Industrieunternehmen sei das Outsourcen der Buchhaltung zumindest zu einer Option geworden, sagt er: „Diese Unternehmen werden vielleicht nicht alles outsourcen, aber bestimmte Teile des Rechnungswesens. Oder ein Unternehmen, das anlagenintensiv ist, könnte die Anlagen-Buchhaltung auslagern. Denn es macht wenig Sinn, dafür einen eigenen qualifizierten Buchhalter anzustellen. Andererseits sollte aber die Buchhaltung schon durch einen Experten gemacht werden, der tief genug in die Materie eingearbeitet ist, um zum Beispiel die Abschreibmöglichkeiten optimal zu nutzen.“

Die entscheidende Kraft, die den Buchhaltungsmarkt derzeit radikal verändert, ist die Digitalisierung. Durch das Echtzeit-Diktat bedingt, dem immer mehr Branchen unterliegen, dient das Rechnungswesen heute viel stärker als früher als Basis für die tägliche Unternehmenssteuerung. Anders als in den vordigitalen Ordner- und Schuhschachteltagen können Outsourcing-Anbieter ihren Kunden eine solche zeitnahe Buchhaltung heute auch anbieten.

Und zwar ohne, dass die Unternehmen dafür eigene Systeme installieren müssten: „Wir arbeiten auf Wunsch auch über hochgesicherte Internet-Verbindung auf den Systemen des Kunden – zum Beispiel auf SAP. Das ermöglicht es, dass wir Rechnungswesen-Aufgaben übernehmen und der Auftraggeber auf seinem eigenen ERP-System Controlling und Konsolidierung durchführen kann“, erklärt Dieter Pock, Partner bei TPA. Vor allem für große international verankerte Konzerne ist ein solcher geteilter und doch gemeinsamer Zugriff auf die Buchhaltungs-Daten eine unabdingbare Voraussetzung.

Bei Mittelständlern hingegen kann es gut sein, dass sie sich gerade für den umgekehrten Weg entscheiden: Anstatt nur streng umrissene Bereiche des Rechnungswesens auszulagern, wer- den dann die gesamten Finanzagenden an einen Dienstleister übergeben, der auch Unterstützung bei Finanzplanung, Analyse, Budgetierung und Reporting bietet. Das kann am Ende sogar so weit gehen, dass es im Unternehmen wohl einen letztverantwortlichen Finanzchef gibt, alle darunter liegenden Aufgaben erledigt aber der Outsourcing-Anbieter.

Gerade solche Varianten, sagt Andreas Thürridl, Partner und Geschäftsführer bei BDO Austria, könnten für Unternehmen sehr interessant sein. „Ein Unternehmen, das seine Buchhaltung vollständig outsourct, sodass es im Unternehmen nur noch einen CFO und eventuell Controller gibt, kann unserer Ansicht nach bis zu 50 Prozent gegenüber einer hausinternen Lösung einsparen. Der Betrieb spart nicht nur die Lohnkosten für den Buchhalter, sondern zahlt auch keine Software-Lizenzen. Zudem entfallen Schulungskosten für Buchhalter.“

Dieter Gall, Geschäftsführer der Gall-Pharma GmbH, hat vor einigen Monaten seine Buchhaltung zum Teil outgesourct. Darauf, ob und wie viel er sich dabei an Kosten spart, will sich Gall nicht festlegen. „Ich weiß nicht, ob Outsourcing von Buchhaltung unterm Strich günstiger kommt, aber es geht ja nicht nur um die Kosten, sondern auch um Sicherheit.“ Es gebe inzwischen so viele organisatorische und rechtliche Fußangeln, dass die Gefahr groß sei, früher oder später hineinzutappen, weil man irgendwelche formellen Vorgaben nicht erfüllt hat. „Wenn Sie die Buchhaltung selbst machen, halten am Ende des Tages Sie den Kopf hin, haben Sie ausgelagert, ist der Partner, zu dem Sie ausgelagert haben, verantwortlich.“

Unternehmen, die sich zum Outsourcing entscheiden, betonen außerdem, dass sie ja schließlich ein Kerngeschäft zu erfüllen hätten, Buchhaltung aber nur in den allerseltensten Fällen dazu gehöre. Manfred Kühmayer, Prokurist bei Eagle Real Estate, sagt daher: „Unsere Strategie, Ziele und

der Bürostandort sind für Buchhaltungsagenden nicht ausgelegt. Für die

Erledigung der Agenden müssten wir mindestens drei weitere spezialisierte Kräfte ins Unternehmen aufnehmen. Da bietet uns Outsourcing eine flexible, individuell zugeschnittene und kostengünstigere Alternative, die zu unserer Unternehmensstruktur passt.“

Für Unternehmen, die eigene Buchhalter angestellt haben, stellt sich hingegen immer wieder auch die Frage der Auslastung. Bekannt ist der klassische Fall, wo man mit einer Kraft nicht mehr auskommt, zugleich aber aus Kostengründen Scheu hat, einen zusätzlichen Mitarbeiter aufzunehmen. Was dann häufig passiert, fasst Maximilian Wurm, geschäftsführender Mehrheitsgesellschafter der Count IT Group, sehr prägnant zusammen: „Wenn Sie aufgrund Ihrer Kennzahlen 1,1 Buchhalter benötigen, können Sie natürlich sagen: Die zehn Prozent mehr schafft ein Buchhalter auch. Schafft er auch eine Zeit lang, aber irgendwann wird er entweder krank oder wird mit Überlastung kündigen. Und kündigen ist für Buchhalter nicht schwer, denn es gibt wenig gute Buchhalter am Markt.“

Outsourcing-Anbieter wie Count IT können solche Situationen viel besser lösen, weil sie einerseits viele Buchhalter, andererseits aber auch viele Kunden haben und so mit Kapazitäten sehr flexibel jonglieren können. Sie schaffen es auch viel leichter, etwaige Ausfälle von Buchhaltern auszugleichen. Die sind für kleinere Betriebe ja die Horrorvorstellung schlechthin. „In einem Unternehmen von mir sind einmal alle drei Buchhalter gleichzeitig ausgefallen. Das ist dann wirklich bedrohlich, weil den Finanzämtern und Kunden ist der Ausfall ja egal“, erzählt Dieter Gall.

Allerdings, und das ist wohl der Haupteinwand gegen das Modell des Buchhaltung-Outsourcings: Viele Unternehmen wollen die Kontrolle über ihre Zahlen nicht verlieren, viele haben auch Sicherheitsbedenken. Bei einem guten Anbieter sind die Daten allerdings möglicherweise besser gesichert als bei einer technologisch in die Jahre gekommenen Inhouse-Lösung.

Und der befürchtete Verlust der Kontrolle? Outsourcing-Anbieter kennen den Einwand, bestreiten aber vehement seine Gültigkeit. In Wirklichkeit sei nämlich genau das Gegenteil der Fall, gute Anbieter würden die Zahlen für ihre Kunden so aufbereiten, dass sie dadurch mehr über ihr Unternehmen erfahren und es daher auch besser steuern können. „Wir bereiten für unsere Kunden Report-Kennzahlen in Echtzeit exakt so auf, wie sie benötigt werden, oder verarbeiten hunderte Belege in wenigen Minuten“, sagt etwa Andreas Thürridl von BDO. Und Gernot Schuster von Deloitte ergänzt: „Der Mehrwert, den Outsourcing-Dienstleister heute ihren Kunden bieten, besteht nicht mehr darin, dass sie Belege sortieren und diese dann in Listen eintragen. Es geht vielmehr um das Management von Datenströmen, um Plausibilitätschecks und um Bereitstellung von strukturierten Reportingdaten. Häufig ist der Outsourcing-Dienstleister dann auch der Sparring-Partner für den Finanzverantwortlichen im Unternehmen.“