Expertentipps: Fuhrpark outsourcen oder nicht?

Das Management der Firmenflotte auszulagern, lohnt auch bei schlechterem Geschäftsgang. Vor allem bei kleineren Fuhrparks lassen sich vergessene und versteckte Kosten kräftig reduzieren.

Logistik Alfred Berger Transportlogistik Top 1000 Manager

„Die größte Stellschraube im Fuhrparkmanagement ist die Wahl des Fahrzeugs – davon hängen 90 Prozent der Kosten ab.“ Für Renato Eggner, Chief Operating Officer des Fuhrparkdienstleisters LeasePlan, ist es nicht verwunderlich, dass viele Firmenchefs an den Anaschaffungskosten kleben bleiben – „die sind klar und nachvollziehbar“ -, allerdings nicht unbedingt aussagekräftig: „Das Fahrzeug mit dem günstigsten Listenpreis ist nicht unbedingt das billigste.“ So sieht das auch Henning Heise, Chef von Heise Fleet Consulting: „Was wirklich zählt, sind nur die Kilometerkosten.“ Zudem würden oft wichtige Kostenblöcke vergessen – von der Reparaturanfälligkeit bis hin zu den Verwertungskosten. Das rächt sich: „Wenn die Verwertung 700 Euro extra kostet und ich habe den Wagen um 3 Euro günstiger bekommen, zahle ich drauf.“  Allmählich rücken die Fuhrpark-Kunden doch vom Listenpreis- und Rabattfetischmus ab, meint Oliver Hillisch, Vertriebschef der Bawag P.S.K. Fuhrparkleasing. „Die Gesamtkosten eines Fahrzeugs pro Monat rücken immer mehr in den Fokus, Anschaffungsobergrenzen verlieren an Bedeutung.“  Für Auslagerung des Fuhrparks spricht laut Eggner genau dieser Fokus: „Der externe Dienstleister garantiert bestimmte Kilometerkosten.“
Wenn schon auslagern, dann ganz, rät Berater Heise. Sonst drohen Reibungsverluste, die eine Kostenersparnis wieder auffressen können, sagt Alfred Berger, Geschäftsführer von Raiffeisen-Leasing Fuhrparkmanagement: „Dann ist volle Transparenz für den Kunden schwer – das ist wie All-inclusive-Urlaub, bei dem man selber das Zimmer putzt.“ Ein paar Ausnahmen gibt es doch,: Die Versicherungsabwicklung könne man auch bei ausgelagertem Fuhrparkmanagement im Haus behalten, wenn dieser Bereich über einen Makler abgedeckt sei. Do-it-youself bei Anschaffung oder Reifenservice zahle sich hingegen nur aus, „wenn besonders günstige Gegengeschäfte vorhanden sind“, meint Berater Heise. Eggner sieht diese Einstellung schon am Markt angekommen: „Full Service wird stärker nachgefragt als Verträge nur mit Basisleistungen, wie Service und Wartung.“
 
Zehn Prozent weniger Kosten.
Die mögliche Kostenersparnis durch Auslagerung des Firmenfuhrparks beziffert Martin Frank, Chef der UniCredit Leasing Austria, mit zehn bis 15 Prozent. „Es kann auch mehr sein, weil es bei Betrieb, Verwaltung und Bewirtschaftung der Fahrzeuge oft große Einsparungspotenziale in den Unternehmen gibt.“  Wie viel sich ein Unternehmen durch externes Fuhrparkmanagement erspart, hängt davon ab, wie effizient die Firmenflotte bisher gemanagt wurde. „Auch bei vorher schon relativ gut gemanagten Fuhrparks kann man meistens noch  fünf bis zehn Prozent herausholen“, sagt Heise. Noch ohne Prozesskosten verspricht auch Raiffeisen-Mann Alfred Berger fünf bis acht Prozent Kosten-Minus.
Zu klein für’s Auslagern gibt es nicht – vor allem wenn man versteckte Kosten (etwa für Belegabwicklung oder Schadensmanagement) mit einkalkuliert, die im Unternehmen viel Arbeitskraft binden. Potenzial gibt es noch reichlich – LeasePlan-Experte Eggner schätzt, dass nicht mehr als 30 Prozent der Firmenfahrzeuge von externen Fuhrparkmanagern verwaltet werden. Auch „weil viele Firmenchefs immer noch meinen: Mit 15 Autos habe ich noch keinen Fuhrpark“. Welch ein Irrtum: „Auslagerungsfähig ist man bereits mit einem Fahrzeug – für kleinere Firmenflotten gibt es einfachere Produkte.“ UniCredit-Experte Frank ortet bei kleineren Unternehmen zunehmendes Interesse: „Auch bei kleinen und mittelgroßen Gewerbebetrieben geht der Trend Richtung Outsourcing.“ Das Susi Sorglos-Paket ist das allerdings auch nicht, warnt Berater Heise. Auch der externe Fuhrparkmanager braucht einen Ansprechpartner beim Kunden, denn seine Kompetenz endet am Firmeneingang. „Ab 150 bis 200 Fahrzeugen ist das auch intern ein Fulltime-Job.“ Bei kleineren Fuhrparks sollte man die Konditionen (wie Zinsen und Rate) möglichst fix vereinbaren, damit nicht dauernd nachjustiert werden muss und die Kosten wieder unkalkulierbar werden. Bei größeren Fuhrparks könne man beim Management der Firmenflotte mit zwei Dienstleistern arbeiten und jedes Fahrzeug ausschreiben.
Gute Vorbereitung ist das Um und Auf gelungenen Oursourcings. Sie beginnt bei der Ausschreibung. Heises Tipp: „Man sollte ein Angebotssystem ausarbeiten und den Anbietern vorlegen, damit man nachher nicht Äpfel mit Birnen vergleichen muss, dann im Vertrag Service Levels und Verantwortlichkeiten genau regeln und das in einem Handbuch festschreiben.“ Trotzdem muss man mit einer Anlaufzeit rechnen, räumt Alfred Berger ein: „Im ersten Jahr gibt es immer Chaos, bis der Rechnungsablauf funktioniert – aber dann merken die Leute, dass sie sich Geld ersparen.“
 
Dienstwagen-Richtlinie schafft Klarheit.
Klare interne Vorgaben steigern die Effizienz, etwa eine Dienstwagen-Richtlinie, die für bestimmte Positionen ein Referenzauto definiert, aber „keinen Zwei-Seiter, in dem nur steht: Jeder Außendienstler kriegt ein Auto.“, warnt Heise. Eine gut ausformulierte Dienstwagen-Richtlinie ist auch ein Sparinstrument – legt man Grenzwerte für den CO2-Ausstoß (auch für Chef-Autos) und den Treibstoffverbrauch fest, steigt der Wiederverkaufswert. Hier lassen aich auch Incentives einbauen, etwa der Abtausch zwischen PS und Sonderausstattung, empfiehlt Heise.
Das Kostenbewusstsein ist seit 2008 jedenfalls deutlich geschärft, weiß Martin Frank: „Seit der Krise beobachten wir, dass bei der Auswahl von Fahrzeugen zunehmend niedriger Kraftstoffverbrauch und geringe CO2-Emissionen berücksichtigt werden.“ Sogar die heiligen PS wurden schon angetastet, bemerkt Bawag P.S.K.-Fuhrparkspezialist Hillisch: Die Firmenfuhrparks wurden einem Downsizing unterzogen: Nun werden kleinere und hubraumschwächere Fahrzeuge angeschafft.“ Maike Seidenberger
 

Auslagerungsrekord
Das Finanzierungsvolumen beim Fuhrparkmanagement-Neugeschäft ist im ersten Halbjahr 2011 im Vergleich zum Vorjahreswert um 38,5 Prozent auf 1,1 Milliarden Euro auf ein neues Rekordniveau gestiegen, wie aus Daten des Verbandes Österreichischer Leasing-Gesellschaften hervorgeht. Ende Juni 2001 wurde ein All-Time-High-Bestand von 68.342 Fullservice-Leasingverträgen erreicht, was einer Steigerung binnen Jahresfrist von 6,9 Prozent entspricht. Die Unternehmen tendieren zur Komplett-Auslagerung ihrer Flotten: Mit einem 12-Monats-Plus von 1,42 Prozent auf insgesamt 87.955 Fahrzeuge hat sich die Anzahl jener Verträge, in denen weniger Leistungen (meist nur Wartung) vereinbart waren, weit weniger dynamisch entwickelt.