Steuertipp

Automatisierte Buchhaltung

Die papierlose oder digitalisierte Buchhaltung ist aufgrund der zeitnahen Verarbeitung von Buchungen im Vormarsch. Der Trend geht aber noch einen Schritt weiter: zur vollkommenen Automatisierung. Wir beleuchten das Für und Wider der automatisierten Buchhaltung und zeigen die Grenzen auf.

Moore Stephens City Treuhand Steuer Steuertipp Werner Braun

Zuerst einen Schritt zurück zur Digitalisierung: Digitalisierte Buchhaltung ist nicht gleich automatisierte Buchhaltung, auch wenn dies in der Praxis oft verwechselt wird. Unter Digitalisierung versteht man meist das papierlose Büro, aber nicht, dass Buchhaltungsdaten automatisch durch Schnittstellen in die Buchhaltungssoftware fließen und dort automatisch verbucht werden. Denn nur dann spricht man von Automatisierung.

Was ist möglich?

Die Automatisierung ist bestens für regelmäßige Geschäftsfälle geeignet wie z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen bzw. Bankbuchungen. Mit der Verbuchung von Bankauszügen kann der gesamte Bankauszug automatisch in der Buchhaltung verbucht werden. Egal, ob es sich dabei um Debitorenoder Kreditorenzahlungen oder laufende Zahlungen wie z. B. Leasinggebühren oder Miete handelt. Da automatisierte Buchhaltungsprogramme selbstlernende Systeme sind, kann man im Regelfall 80 bis 90 Prozent der Standard-Geschäftsfälle automatisiert abwickeln.

Für wen gemacht?

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass der Sprung in die Automatisierung speziell für mittlere und große Unternehmen viele Vorteile mit sich bringt. Aber eine automatisierte Buchhaltung kann sich auch für Kleinunternehmen rechnen, bei denen viele Geschäftsfälle über Bankbuchungen laufen.

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Was ist vorzubereiten?

Voraussetzung für die Automatisierung ist, dass Daten aus der Buchhaltung, die entweder in einem Buchhaltungsprogramm oder mittels Excel erfasst werden, via .csv- oder .txt-Datei exportiert werden können.

Alle gängigen Buchhaltungsprogramme verfügen über diese Funktion. Weiters braucht es eine komplette Auflistung der Banktransaktionen und aller Bankinstitute, die im Unternehmen genutzt werden. Außerdem empfehlen wir direkt mit dem jeweiligen Bankberater zu sprechen, da dieser wertvolle Tipps zum Datentransfer geben kann. Der Bankberater weiß auch, ob das derzeitige Telebankingsystem die Automatisierung unterstützt oder nicht. Auch Rechnungen müssen an die neuen Anforderungen angepasst werden. Die Felder "Zahlungsreferenz" und "Verwendungszweck" sind wesentlich für die Automatisierung und liefern wesentliche Daten. 

Was bringt Automatisierung?

Die Vorbereitungsarbeiten für die Automatisierung der Buchhaltung sind ein idealer Zeitpunkt, um unternehmensinterne Abläufe zu überdenken: Sind die Prozesse für Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen wirklich effizient? Wie können Workflows im Haus und auch zum Steuerberater verbessert werden? Da die Mitarbeiter in der Buchhaltungsabteilung aufgrund der Automatisierung weniger Zeit für die Aufbereitung und Verbuchung der Belege benötigen, bleibt mehr Zeit für die Analyse, strategische Unternehmenssteuerung und das Controlling. Damit kommen wir auch zu den größten Vorteilen aus unserer Sicht: Die Automatisierung verbessert das Mahnwesen und führt damit zu einer besseren Liquidität des Unternehmens. Da Buchungsfälle nicht mehr nur monatlich, sondern auch wöchentlich oder in noch kürzeren Intervallen übermittelt werden können, sind offene Posten-Listen immer aktuell. Mahnläufe können somit in sehr kurzen Intervallen erfolgen und damit werden Außenstände reduziert.

Mag. Werner Braun, Geschäftsführer bei Moore Stephens City Treuhand, ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Sachverständiger.