Beschaffung

Automat, bestellen Sie!

Beschaffungskosten zu senken ist für viele Unternehmen eine Überlebensfrage. Ein automatisierter Einkauf kann dabei den entscheidenden Impuls geben. Mit den richtigen digitalen Tools lassen sich die Kosten im Einkauf um bis zu ein Viertel reduzieren.

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SAP Einkauf Beschaffung Informationstechnologie

Das Netzwerk wächst. Und wächst. Denn jedes Unternehmen, das neu an Bord von SAP Ariba kommt, nimmt seine Lieferanten mit und macht SAP Ariba so zur weltweit bedeutendsten digitalen Beschaffungsplattform. Mehr als 2,5 Millionen Unternehmen aus 190 Ländern sind inzwischen auf dem Ariba Netzwerk vertreten und setzen rund 2,5 Milliarden Dollar um.

Doch SAP Ariba ist viel mehr als bloß ein digitaler Marktplatz, auf dem Einkäufer den richtigen Lieferanten finden können, wie Robert Fessler, Leiter der Intelligent Spend Management Group für Zentral- und Osteuropa, erklärt: „Mit unserer Lösung lässt sich das Ausgaben- und Einkaufsmanagement eines Unternehmens weitgehend automatisieren und vor allem auch effizienter machen.“ Das gilt insbesondere dann, wenn Unternehmen ihre Lieferkette vollständig auf SAP Ariba abbilden. Dann kann nicht nur der Einkauf selbst, sondern alle anderen damit verbundenen Schritte automatisiert werden: Die Bestellung des Einkäufers löst die entsprechenden Prozesse beim Lieferanten aus, bis hin zur Versendung. Und auch der Preis wird automatisch erstellt, weil die Verträge zwischen dem Käufer und Verkäufer im System hinterlegt sind, das auf diese Weise sofort den korrekten Preis errechnet.

Alles per Knopfdruck

In der Praxis be- deutet das eine enorme Zeit- und Kosteneinsparung. „Wenn ein Mitarbeiter die entsprechenden Berechtigungen hat, kann er Material, das er für seine Arbeit benötigt, per Knopfdruck bestellen und muss erst gar nicht das Beschaffungswesen damit behelligen“, erläutert Fessler. Ein Beispiel: Geht an einem Arbeitsplatz die Computermaus kaputt, kann sie derjenige, der sie braucht, direkt nachbestellen, ohne sich dafür extra Genehmigungen, Unterschriften oder Formulare holen zu müssen.

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Die Gefahr, dass ein Mitarbeiter dann gleich zehn Mäuse bestellt und neun davon auf Ebay versteigert, besteht dabei dennoch nicht. „Das System erkennt ungewöhnliches Bestellverhalten sehr schnell“, sagt Fessler. „Außerdem lassen sich natürlich Grenzen definieren, wer was und bis zu welchem Wert bestellen darf. Bei größeren Posten kann man das System auch so konfigurieren, dass es automatisch prüft, ob eine Bestellung noch im aktuellen Budgetrahmen liegt oder nicht.“

Doch nicht nur der operative Einkauf, sondern auch Ausschreibungen können über SAP Ariba deutlich einfacher abgewickelt werden, weil Bieter die geforderten Daten direkt in eine Maske eingeben können.

Immense Einsparungen

Aus Einkäufersicht haben Ausschreibungen, die per SAP Ariba durchgeführt werden, aber noch einen weiteren Vorteil: Sobald Zahlen in eine Maske eingegeben werden, wird beim Preis viel weniger gepokert, weil bestehende Lieferanten wissen, dass der Auftraggeber zusätzliche Anbieter aus dem Ariba Netzwerk zum Bieten einladen kann. Außerdem gibt es auch die Möglichkeit, mehrere Konkurrenten direkt gegeneinander bieten zu lassen. Und schließlich kommt auch ein psychologischer Effekt zum Tragen. „Bei einem Anbot per Mail ist es ja auch viel leichter, notfalls hinterher eine zweite Mail zu schicken und den Preis zu senken“, so Fessler.

An dieser Stelle verweist er auf Untersuchungen, die zeigen, dass aufgrund all dieser Faktoren bei Anboten, die über elektronische Tools abgegeben werden, der Preis um ein bis drei Prozent niedriger ausfällt als bei Anboten per E-Mail. „Ein Unternehmen mit 500 Millionen Umsatz im Jahr hat vielleicht 250 Millionen Beschaffungskosten. Wenn man hier auch nur ein Prozent pro Jahr sparen kann, ist das eine beträchtliche Summe und rechtfertigt die Kosten der Einführung des Systems bei weitem.“

Rechnet man auch jene Einsparungen dazu, die sich daraus ergeben, dass die Beschaffung per SAP Ariba weitgehend automatisch erfolgt und damit viel weniger Personalressourcen bindet, sind die Effekte noch viel größer. McKinsey etwa hat errechnet, dass mit der Intelligent-Spend-Management-Lösung von SAP, zu der neben SAP Ariba auch SAP Fieldglass und SAP Concur gehören, Einsparungen in der Größenordnung von 15 bis 25 Prozent möglich sind.