Steuertipp : Automatisierte Buchhaltung

Zuerst einen Schritt zurück zur Digitalisierung: Digitalisierte Buchhaltung ist nicht gleich automatisierte Buchhaltung, auch wenn dies in der Praxis oft verwechselt wird. Unter Digitalisierung versteht man meist das papierlose Büro, aber nicht, dass Buchhaltungsdaten automatisch durch Schnittstellen in die Buchhaltungssoftware fließen und dort automatisch verbucht werden. Denn nur dann spricht man von Automatisierung.

Die Automatisierung ist bestens für regelmäßige Geschäftsfälle geeignet wie z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen bzw. Bankbuchungen. Mit der Verbuchung von Bankauszügen kann der gesamte Bankauszug automatisch in der Buchhaltung verbucht werden. Egal, ob es sich dabei um Debitorenoder Kreditorenzahlungen oder laufende Zahlungen wie z. B. Leasinggebühren oder Miete handelt. Da automatisierte Buchhaltungsprogramme selbstlernende Systeme sind, kann man im Regelfall 80 bis 90 Prozent der Standard-Geschäftsfälle automatisiert abwickeln.

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass der Sprung in die Automatisierung speziell für mittlere und große Unternehmen viele Vorteile mit sich bringt. Aber eine automatisierte Buchhaltung kann sich auch für Kleinunternehmen rechnen, bei denen viele Geschäftsfälle über Bankbuchungen laufen.

Voraussetzung für die Automatisierung ist, dass Daten aus der Buchhaltung, die entweder in einem Buchhaltungsprogramm oder mittels Excel erfasst werden, via .csv- oder .txt-Datei exportiert werden können.

Alle gängigen Buchhaltungsprogramme verfügen über diese Funktion. Weiters braucht es eine komplette Auflistung der Banktransaktionen und aller Bankinstitute, die im Unternehmen genutzt werden. Außerdem empfehlen wir direkt mit dem jeweiligen Bankberater zu sprechen, da dieser wertvolle Tipps zum Datentransfer geben kann. Der Bankberater weiß auch, ob das derzeitige Telebankingsystem die Automatisierung unterstützt oder nicht. Auch Rechnungen müssen an die neuen Anforderungen angepasst werden. Die Felder "Zahlungsreferenz" und "Verwendungszweck" sind wesentlich für die Automatisierung und liefern wesentliche Daten.

Die Vorbereitungsarbeiten für die Automatisierung der Buchhaltung sind ein idealer Zeitpunkt, um unternehmensinterne Abläufe zu überdenken: Sind die Prozesse für Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen wirklich effizient? Wie können Workflows im Haus und auch zum Steuerberater verbessert werden? Da die Mitarbeiter in der Buchhaltungsabteilung aufgrund der Automatisierung weniger Zeit für die Aufbereitung und Verbuchung der Belege benötigen, bleibt mehr Zeit für die Analyse, strategische Unternehmenssteuerung und das Controlling. Damit kommen wir auch zu den größten Vorteilen aus unserer Sicht: Die Automatisierung verbessert das Mahnwesen und führt damit zu einer besseren Liquidität des Unternehmens. Da Buchungsfälle nicht mehr nur monatlich, sondern auch wöchentlich oder in noch kürzeren Intervallen übermittelt werden können, sind offene Posten-Listen immer aktuell. Mahnläufe können somit in sehr kurzen Intervallen erfolgen und damit werden Außenstände reduziert.

Mag. Werner Braun, Geschäftsführer bei Moore Stephens City Treuhand, ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Sachverständiger.

Warenmuster, Kataloge und Werbedrucke für Zwecke des Unternehmens oder Geschenke von geringem Wert (Anschaffungs- oder Herstellungskosten sind geringer als 40 Euro) zählen nicht dazu. Ebenso wenig Zuwendungen, die als Entgelt für eine bestimmte Gegenleistung anzusehen sind, wie z. B. Sachprämien an Altkunden für die Vermittlung von Neukunden oder die Gewährung von Zugaben wie z. B. "Kauf 3 – zahl 2". Hierbei handelt es sich um einen entgeltlichen Umsatz und es ist für das tatsächlich erhaltene Entgelt Umsatzsteuer zu zahlen.

Im Zuge der Bilanzrechtsreform wurde in der Kategorie der Kapitalgesellschaften die neue Klasse der Kleinstkapitalgesellschaften, die sogenannten Micros, geschaffen. Zu den Micros zählen Unternehmen, die mindestens zwei von diesen drei Merkmalen überschreiten: Bilanzsumme größer als 350.000 Euro, Umsatzerlöse größer als 700.000 Euro und im Jahresdurchschnitt zehn Mitarbeiter.

Die neue Größenklasse kann für Geschäftsjahre angewandt werden, die nach dem 31.12.2015 beginnen. Micros profitieren von einigen Erleichterungen: Sie sind nicht verpflichtet, einen Anhang zu erstellen und unterliegen auch nicht der generellen Prüfpflicht des Jahresabschlusses durch einen Abschlussprüfer. Ebenso reduzieren sich für sie die Zwangsstrafen bei der Verletzung der Offenlegungspflicht.